شرکت در آزمون سردفتری و قبولی تا صدور ابلاغ سردفتری

۱.شرکت در آزمون کتبی

۲. اخذ معرفی نامه به پزشکی قانونی از اداره امور اسناد استان

۳. مراجعه به پرشکی قانونی و اخذ پاسخ استعلام مربوطه،

تهیه تاییدیه تحصیلی،

تاییدیه کارت پایان خدمت،

اخذ گواهی عدم سوء پیشینه،

گواهی مهارت هفت گانه به مدت ۱۳۰ ساعت،

مراجعه به دفاتر اسناد رسمی جهت تهیه اقرارنامه عدم اشتغال و گواهی تضمین ابواب جمعی به همراه معرفی ضامن(شاغل و یا بازنشسته) (ذکر مشخصات ضامن، شغل و شماره پرسنلی در گواهی تضمین الزامی می باشد )

۴. ثبت نام اوليه در سایت Mojavez.ir

۵. تکمیل ثبت نام و بارگذاری مدارک در سایت  my.ssaa.ir (ثبت من)

۶. بررسی (تایید یا برگشت) مدارک توسط کارشناسان امور اسناد اداره کل (مرحله ارجاع به کارشناس استان، نقص مدرک و یا تایید مدارک)

۷. دعوت به اختبار از سوی اداره امور اسناد استان

۸. برگزاری اختبار و انتخاب شهر محل خدمت بر اساس درجه قبولی متقاضی

۹. بارگذاری مدارک اختبار پذیرفته شدگان در سامانه مجوزات توسط اداره امور اسناد استان

نتیجه شامل مراحل (تایید اختبار، در حال کاراموزی، ارجاع به کارشناس ستاد، تایید حفاظت) می باشد

و برای افرادی که در این مرحله می باشند هیچ نوع پیگیری از استان و یا سازمان نیاز نیست قطعا اطلاع رسانی لازم و به موقع از سوی اداره امور اسناد استان انجام خواهد شد.

الف) پذیرفته شدگانی که نتیجه اختبار انها تجدید مصاحبه باشد بعد از یک ماه فرصت مجددا از سوی اداره امور اسناد استان دعوت به مصاحبه خواهند شد.

ب)افرادی که پذیرفته شده با دوره کار اموزی می باشند شروع دوره به انها اطلاع رسانی خواهد شد.

ج) پذیرفته شدگانی که بدون دوره کار اموزی قبول شده باشند بدون نیاز به پیگیری از استان و سازمان ، منتظر صدور ابلاغ و مراسم تحلیف خواهند بود.

۱۱. صدور ابلاغ  از سوی سازمان

۱۲. برگزاری مراسم تحلیف توسط سازمان و یا استان

۱۳. ارسال ابلاغ از سوی سازمان

۱۴. اعلام محل دفترخانه توسط سردفتر

۱۵. بازرسی و تایید محل توسط بازرسین (ارسال صورتجلسه تعیین محل از شهرستان ها به اداره امور اسناد استان)

۱۶. تعیین شماره دفترخانه و تنظیم صورتجلسات مربوطه و ارسال به سازمان جهت ایجاد دسترسی های لازم از سوی اداره امور اسناد استان

۱۷. اعلام مجوز صدورتابلو و سربرگ و شماره حساب و سایر اقدامات لازم به سردفتر، تکمیل فرم نمونه امضا و سایر فرم های مربوطه

  ۱۸. اعلام شروع به کار سردفتر

۱۹. ارسال نامه شروع به کار به همراه فرم های تکمیل شده و یک نسخه از اصل فرم نمونه امضا توسط اداره ثبت شهرستان به اداره امور اسناد استان

۲۰. انجام مکاتبات لازم و اعلام شروع به کار سردفتر به سازمان و معرفی جهت تهیه مهر پرسی

۲۱.  تکمیل فرم مربوطه جهت راه اندازی دستگاه pos (پس از ایجاد شماره دفترخانه توسط سازمان )

۲۲.ایجاد دسترسی به سامانه ثبت آنی توسط اداره امور اسناد استان

۲۳. ریست رمز سامانه و vpn توسط اداره فناوری و اطلاعات استان

۲۴. خرید توکن و مراجعه به دفاترRA برای فعالسازی توکن

۲۵. مراجعه پشتیبان آسان پرداخت برای نصب کارت خوان به دفاتر پس از حدودا دو هفته از زمان ارسال نامه

۲۶. تکمیل پایگاه داده توسط سازمان و ثبت تنظیمات اولیه سامانه ثبت انی

۲۷. پس از ورود در سامانه ثبت آنی تغییر رمز و ورود موقعیت مکانی دفتر  

 

  جزییات مراحل بعد از صدور ابلاغ سردفتری    

 بعد از صدور ابلاغ سردفتری ، مراسم تحلیف توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و یا توسط ادارات ثبت اسناد و املاک در استان برگزار می شود و سپس باید منتظر صدور حکم سردفتری از سوی سازمان بود و سپس مراحل ذیل را باید انجام دهید :

1- چند روز بعد باید به اداره ثبت مراجعه نموده تا ابلاغ و حکم صادر شده را که دارای مهر و امضا رییس سازمان می باشد را دریافت نمایید

2- از حکم و ابلاغ خود چندین کپی برابر اصل بگیرید ، زیرا در مراحل مختلف باید کپی برابر اصل ها را ارایه دهید

3- در این فاصله بهتر است محل مورد نظر خود را که دارای شرایط مورد تایید هستند ، پیدا نموده و سند مالکیت یا اجاره نامه محل مزبور را برابر اصل نمایید . چون در مراحل بعدی باید ارایه شوند

جهت اطلاع از شرایط محل دفترخانه اسناد رسمی(حداقل مساحت،محل دفترخانه  در مورد اپارتمان های فاقد آسانسور ،تاسیس دفترخانه در مجتمع های مسکونی آپارتمانی، لزوم دوربین های مجهز به ضبط صدا و تصویر و بایگانی فیلم انها در دفاتر اسناد رسمی) به لینک ذیل مراجعه نمایید

 https://nikmobin.com/newsbox.php?id=1730

بعد از انتخاب محل واجد شرایط، باید از بازرسی حوزه ثبتی خود درخواست بازرسی و تایید محل  داشته باشید تا پس از تایید محل توسط بازرسین محترم ثبت ، صورتجلسه ای تهیه و به اداره امور اسناد استان ارسال گردد.

4- همچنین بهتر است در این فاصله یک حساب جاری در بانک ملی باز نمایید و کد مالیاتی و تاییدیه پستی و تاییدیه سیاح و تاییدیه سیم کارت خود را نیز دریافت نمایید تا در مراحل بعدی استفاده نمایید

5- بعد از دریافت حکم و ابلاغ سردفتری ، توسط ریاست حوزه ثبتی برای شما تعیین شماره دفترخانه می شود و صورتجلسات مربوطه اماده شده و از طریق اداره امور اسناد استان به سازمان ثبت اسناد و املاک ، جهت ایجاد دسترسی های لازم ارسال می گردد

6- سپس بایدبه اداره ثبت محل مراجعه نموده و ضمن درخواست شروع به کار ، می توانید درخواست تکمیل فرم های مقدماتی را داشته باشید تا مجوز صدورتابلو، درخواست مهر پرسی، یوزر و پس ورد جهت دسترسی به سامانه ثبت آنی، راه اندازی دستگاه pos  متصل به حساب های دولتی، دریافت توکن و سایر مراحل را شروع نمایید.

•  توجه داشته باشید که تقریبا تمامی پروسه ها بعد از ابلاغ و صدور حکم سردفتری ، منوط به درخواست شروع به کار شما می باشد که معمولا بازرسین حوزه ثبتی این درخواست را در سامانه ثبت و وارد و تایید می نمایند
• اگر ظرف سه ماه از تاریخ ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری ، شروع به کار ننمایید ؛ ابلاغ شما کان لم یکن می گردد

ماده ۴  آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مقرر نموده است : سردفتر مکلف است حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری خود، نسبت به تأسیس دفترخانه و شروع به کار در محدوده محلی که در حکم تعیین شده است، اقدام نماید و در صورت عدم انجام این تکلیف حکم مذکور کأن لم یکن تلقی می‌شود.

• عدم درخواست شروع به کار ظرف سه ماه از تاریخ ابلاغ ، به منزله انصراف تلقی می شود

همزمان با درخواست شروع به کار ، اگر برای محل دفترخانه خود تصمیم گرفته اید و مشخص شده است در همان مراجعه به واحد ثبتی و طی درخواست و مکاتبات با واحد ثبتی می توانید ، محل دفتر خود را نیز معرفی نمایید.

مضافا می توانید در نامه مزبور ، درخواست برای تمهیدات و مقدمات شروع به کار نیز درخواست شود.

اگرچه در ادامه مسیر فرم های مربوطه نیز جهت تکمیل به شما داده می شود . 

 الف) فرم درخواست مهر پرسی و مهر های ژلاتینی مورد نیاز ( پیرو این درخواست، به شما یک معرفی نامه می دهند که جهت سفارش مهرها نزد یکی از مهرسازی مورد اعتماد اداره ثبت بروید )

(جهت اطلاع از مهر های مورد نیاز در دفترخانه اسناد رسمی می توانید به انتهای همین فایل مراجعه نمایید.)

ب) فرم درخواست پوز

ج) فرم درخواست رمز وی پی ان VPN سامانه ثبت الکترونیک اسناد

د) فرم درخواست کد یونیک و...

• برای تایید محل معرفی شده، بازرس ثبتی به محل مراجعه نموده و باید محل شما به تایید بازرس برسد که موید تایید شرایط محل انتخاب شده شما می باشد. 

• در این مرحله باید حتما مدارک شناسایی (و کپی برابر اصل مدارک شناسایی) و  اصل ابلاغ و حکم سردفتری ( برابر اصل ابلاغ و حکم سردفتری) و نیز کپی برابر اصل سند مالکیت محل دفترخانه و در صورت اجاره بودن، کپی برابر اصل اجاره نامه نیز همراه شما باشد.

7- پس از تعیین شماره دفترخانه و تنظیم صورتجلسات مربوطه و درخواست اعلام شروع به کار سردفتر، و تایید محل دفترخانه ،باید فرم نمونه امضا را تکمیل و نمونه امضا خود را جهت ثبت در سوابق سازمان ثبت اسناد و املاک اعلام نمایید. ( بهتر است در این فاصله برای معرفی یک امضا منحصر به فرد تمرین نمایید . امضای شما برند شما خواهد بود )

سپس نامه شروع به کار به همراه فرم های تکمیل شده و یک نسخه از اصل فرم نمونه امضا توسط اداره ثبت شهرستان به اداره امور اسناد استان ارسال می گردد

8- واحد ثبتی محل مدارک مرحله قبل را از طریق اتوماسیون به  ثبت استان ارسال می کند و بهتر است شماره نامه اتوماسیون را دریافت نمایید و الا بازهم مراتب، از طریق شماره ملی و اطلاعات سجلی مراحل قابل پیگیری است

9- یکی دو روز بعد  به ثبت استان مراجعه می نمایید و ثبت استان پیرو درخواست های شما ، حداقل چهار نامه به شما می دهد .

البته در زمان مراجعه به ثبت استان،  فرم های مربوط به موارد ذیل را باید دریافت و کامل نموده و دستورات لازم را دریافت نمایید :

الف ) تکمیل فرم درخواست شروع به کار 

ب) تکمیل فرم درخواست مهر پرسی ومهرهای ژلاتینی مورد نیاز

ج) تکمیل فرم درخواست پوز (در این مرحله باید شماره حساب جاری در بانک ملی، کد مالیاتی و تاییدیه پستی و تاییدیه سیاح و تاییدیه سیم کارت را ارایه دهید )

د) تکمیل فرم درخواست رمز وی پی ان VPN سامانه ثبت الکترونیک اسناد و ایجاد دسترسی به سامانه ثبت آنی توسط اداره امور اسناد استان و ریست رمز سامانه و vpn توسط اداره فناوری و اطلاعات استان

۱0 - پس از تکمیل فرم های فوق الذکر و اخذ دستورات لازم ، نهایتا برای شما (کد یونیک ) صادر می شود

(کدیونیک) شماره ای پنج رقمی است و همان نام کاربری اختصاصی دفترخانه شما می باشد که با این شماره، تمامی فعالیت ها و اقدامات و اسناد تنظیمی شما از سایر دفاتر در سامانه ثبت الکترونیک اسناد متمایز می گردد و قابل رصد کردن می باشد.

در واقع از زمانی که برای شما کد یونیک می آید ، هویت دفترخانه تحت تصدی شما جهت صدور سند و خدمات ثبتی و .. در سامانه ثبت الکترونیک اسناد به رسمیت شناخته شده است .

11- بعد از مشخص شدن کد یونیک دفترخانه، به شما فرمی می دهند که باید در فرم مزبور  ، اطلاعات ذیل را مرقوم نمایید:

الف) شماره تلفن ثابت دفتر خانه (شماره تلفن محلی که دفترخانه در محل مزبور دایر می گردد( برخی واحدهای ثبتی تاکید دارند که حتما باید خط تلفن به نام سردفتر باشد و برخی این حساسیت را ندارند.))

ب) کد پستی دقیق محل دفترخانه و آدرس دقیق دفتر

ج) شماره شبای حساب جاری بانک ملی به نام سردفتر (که روی همین شماره باید کد مالیاتی نیز فعال شود و شماره حساب مزبور به عنوان حساب تجاری شما به سازمان مالیاتی معرفی می گردد و حق التحریر نیز بعد از کسر مالیات بر ارزش افزوده و ده درصد کانون به همین حساب واریز می گردد)

• شماره شبا باید مختص یک حساب جاری در بانک ملی باشد و با همین شماره حساب در اداره مالیات کد مالیاتی را باید فعال کنید
• در فرم کد مالیاتی باید آدرس و کدپستی و تلفن ثابت دفتر خانه را وارد کنید
• حتما شماره موبایلی که در فرم مینویسد بنام سردفتر باشد و الا اصلاح این آیتم ها ، چندین هفته به پروسه کاری شما اضافه می کند 
• دقت داشته باشید که در زمان فعال کردن کد مالیاتی باید کد پستی و آدرس دقیق دفتر را وارد نمایید و در این فرم نیز دقیقا باید همان ادرس و کدپستی وارد گردد

12- بعد از تکمیل این فرم باید آن را تحویل اداره ثبت اسناد واملاک دهید تا به شما  مجوز تهیه توکن و صدور گواهی امضاالکترونیک سردفتر بدهند

13- باید به یکی از دفاتر اسناد رسمی که مجوز فعال سازی گواهی امضا الکترونیک سردفتر رادارند و به دفاتر RA مشهور هستند جهت خرید توکن و صدور گواهی امضا الکترونیک یک ساله برای سردفتر و فعالسازی توکن مراجعه نمایید

14- بعد از درخواست توکن و صدور گواهی امضا RA ،  برای شما دو تا رمز ارسال می شود که رمز ورود شما به سامانه های ثبت الکترونیک اسناد است و میتونید نرم افزار ثبت آنی رو نصب کنید وبا رمزها وارد سامانه ثبت اسناد بشید

15-در این مرحله برای شما رمز و پسورد وی پی ان VPN سامانه ثبت الکترونیک اسناد  پیامک می شود
که نام کاربری همان کد یونیک و پس ورد متغیر است و در اولین ورود باید ان را تغییر دهید و هر ماه نیز سامانه از شما می خواهد که عوض نمایید ولی می توانید عوض نکنید و مجدد همان رمز قبلی را وارد نمایید

16- بعد اینکه رمزها بری شما ارسال شد،  درخواست پوز و نصب و فعال سازی ان را می دهید. اگر در مشخصات و اطلاعاتی که قبلا توی فرم ها وارد کردید مشکلی نداشته باشد،  برای شما پیامکی خواهد امد مبنی بر تخصیص دستگاه پوز و مراجعه پشتیبان جهت نصب دستگاه کارت خوان POS

• بین یک هفته تا یک ماه زمان می برد تا دستگاه پوز اختصاصی دفتر شما بیاید و پشتیبان آسان پرداخت نیز برای نصب کارت خوان به محل دفترخانه مراجعه می کند.
• شماره متصدی مربوطه و پشتیبانی را حتما بگیرید تا در صورت نیاز بتوانید ارتباط برقرار نمایید. خصوصا در ابتدای کار که ممکن است اشراف کامل بر جزییات موضوع نداشته باشید یا مجبور به تعویض سیستم های کامپیوتری خود یا نصب ویندوز جدید و ... شوید
• در این فاصله می توانید دفتر خود را تجهیز نمایید و وسایل مورد نیاز خود را تهیه نمایید. خصوصا سفارش تابلو و نصب دوربین و دزد گیر که معمولا زمان بر هستند.

جهت اطلاع از تجهیزات مورد نیاز در دفترخانه اسناد رسمی به  انتهای همین متن رجوع نمایید.

17- پس از اولین ورود به سامانه ثبت آنی ، باید پایگاه داده را تکمیل و تنظیمات اولیه سامانه ثبت انی مثل تعیین موقعیت مکانی دفتر را در سامانه مشخص نمایید

18- بعد از طی شدن تمام این مراحل ،  باید شروع به کار خود را به واحد ثبتی اعلام نمایید و صورتجلسه شروع به کار را تکمیل و با نام خدا و توکل به الله یکتا،  اولین مهر پرسی و امضا رسمی خود را می زنید

19- همچنین باید همراه با مدارک شناسایی و ابلاغ خود به واحد انفورماتیک حوزه ثبتی خود مراجعه نمایید تا اثر تمامی انگشتان شما اخذ و در سامانه ثبت شود

20- به مدت دو ماه شما می توانید هم سردفتر و هم کفیل دفتریار باشید و بعد از این مدت باید شخص واجد شرایطی را به عنوان دفتریار معرفی نمایید و الا برای شما کفیل دفتریار تعیین خواهد شد

21- اگر قصد استخدام کارمند دارید باید در پورتال تامین اجتماعی ثبت نام و کد کارگاه اخذ شود و متعاقبا ارسال ماهانه لیست بیمه و واریز بیمه و مالیات حقوق کارکنان نیز در کنار سایر وظایف ، در لیست کارهای ماهانه شما قرار خواهد گرفت  

 

**************************

نحوه فعالسازی پورتال جامع کانون سردفتران و دفتریاران

نحوه فعالسازی پورتال جامع کانون سردفتران و دفتریاران

1- ابتدا درخواست اولیه را از سایت کانون سردفتران و دفتریاران تهران بگیرید و فرم را تکمیل نمایید 

ادرس سایت کانون تهران : www.notary.ir

 2- به آدرس info @ notary. ir ایمیل بزنید و موارد ذیل را طی نامه برای کانون ارسال نمایید:

الف) اسکن ابلاغ

ب)کارت ملی پشت و رو

ج) تمام صفحات شناسنامه

د)اسکن نامه با سربرگ‌ دفترخانه که متن نامه به شرح ذیل باشد:

کانون سردفتران و دفتریاران مرکز

با سلام و احترام

اینجانب .... سردفتر شماره .... استان ۔۔۔۔۔۔ شهر .... با کد ملی .... و شماره ابلاغ ..... و کد یونیک .... درخواست فعال سازی پورتال کانون سردفتران و دفتریاران را دارم.  و سپس مهر و امضا

یا

احتراما اینجانب ......  به شماره ملی ...... برابر ابلاغیه شماره ....... به تاریخ .... به سمت سردفتری اسناد رسمی شهر ...... تحت تصدی شماره ......  به شماره کدیونیک ......  منصوب شده ام و با توجه به تایید محل دفترخانه به آدرس ..........  از تاریخ .......  شروع به کار خود را اعلام نموده ، ضمنا کدپستی محل دفترخانه به شماره ........ و شماره همراه اینجانب ..... و شماره تلفن دفتر خانه ....... . لذا خواهشمنداست نسبت به ثبت اطلاعات و صدور کارت شناسایی برای اینجانب اقدامات مقتضی را مبذول فرمائید . و سپس مهر و امضا

• مهر ژلاتینی سردفتر باید زده بشه و موقع زدن مهر پرسی باید یک کاربن بزارید و سپس روش مهر پرسی بزنید تا مهرپرسی واضح دیده شود

2- بعد از  اسکن و ارسال به آدرس ایمیل کانون سپس باید با کانون تماس بگیرید  به شماره ۰۲۱۸۸۷۰۵۱۹۰ تلفن گویا که جواب داد داخلی ۱۴۰۹ را بگیرد و درحال حاضر متصدی و مسئول خانم یگانه هستند و از متصدی بخواهید که با توجه به اینکه مدارک ایمیل شده است، به درخواست فعال سازی شما در خصوص پورتال کانون  رسیدگی کنند

3- برای شما تاریخی تعیین می شود مه مجددا تماس بگیرید

4- سپس به سایت www.notary.ir می روید ( نام کاربری و رمز عبور کدملی می باشد) و اطلاعات پایه دفترخانه و اطلاعات اشخاص که شامل اطلاعات سردفتر ابتدا وارد می شود و سپس اطلاعات همسر و فرزند و اشخاص تحت تکفل سردفتر را باید درقسمت منسوبین وارد کنید.

مدارکی که برای اطلاعات اشخاص خواسته شده ، با رنگ‌قرمز نوشته شده است 

 باید تمام مدارک مشخص شده، بدون حاشیه اسکن  و آپلود شوند

 تصویر مدارک با رعایت تمام شرایط ذیل باید ارسال گردد و الا برگشت می خورد و کار شما به تاخیر خواهد افتاد:

1- عکس پرسنلی 2- تصویر اسکن شده تمام صفحات شناسنامه 3- تصویر اسکن شده پشت و روی کارت ملی 4- تصویر اسکن شده آخرین مدرک تحصیلی 5- اگر سردفتر جدید هستید: تصویر اسکن شده نامه روی سربرگ دفترخانه به همراه مهر برجسته دفترخانه که بوسیله کاربُن و یا هر روش دیگر متن نوشته های آن خوانا باشد، و در ضمن اشاره به تاریخ شروع به کار، خود را معرفی نمایید. 6- تصویر اسکن شده ابلاغ سردفتری و یا دفتریاری 7- تمام تصاویر صاف اسکن شده و کادر اضافی اطراف مدارک اسکن شده، حذف شود 8- مدارک هر شخص در ردیف خودش قرار داده شود. بطور مثال، مدارک منسوبین را در بخش مدارک شخصی خود قرار ندهید. 9- سایز مناسب مدارک رعایت گردد. سایز تصاویر، خیلی بزرگ و یا خیلی کوچک و ناخوانا نباشد. 10- در هنگام اسکن و آپلود مدارک، حالت افقی و عمودی تصاویر رعایت گردد

• با توجه به اینکه امکان ویرایش تصاویر ارسالی برای کانون وجود ندارد، باید دقت کنید عکس‌ها صاف و بدون حاشیه اضافه باشند.
• شناسنامه: اسکن کامل صفحه شناسنامه بدون تا خوردگی و اضافات انجام شود.
• عکسبرداری با موبایل مورد قبول نیست.
• در صورت تعویض شناسنامه، اسکن تمام صفحات باید ارسال شود.
• در صورت وقوع ازدواج/طلاق و یا تولد فرزند، تصویر صفحه ازدواج و طلاق و صفحه فرزندان بارگذاری شود.
• عکس: عکس بارگذاری شده حتما عکس پرسنلی باشد.
• برای کودکان زیر 3 سال نیازی به ارسال عکس نیست.
• کارت ملی: تصویر اسکن شده پشت و روی کارت ملی ارسال گردد.

5- بعد از اینکه پورتال کانون فعال شد باید قسمت مکاتبات نامه های ارسالی  کانون بروید و سه تا نامه بزنید

الف) گیرنده نامه اول : کارگزینی می باشد و با موضوع :درخواست صدور کارت شناسایی سردفتری

ب) گیرنده نامه دوم: واحد فناوری اطلاعات و با موضوع : فعال سازی سامانه کاتب

ج) گیرنده نامه سوم: واحد بیمه و درمان و با موضوع : برقراری بیمه

و باید منتظر پاسخ نامه ها باشید و گوش به زنگ باشید تا کم و کسری ها و مواردی را که به شما می گویند تکمیل نمایید تا درخواست های شما انجام شود

 

**********************

 

تجهیزات مورد نیاز در دفترخانه اسناد رسمی

۱- کامپیوتر و نصب برنامه های مورد نیاز در کامپیوتر 

نصب ویندوز 10 به بالا ، و نصب آفیس و نرم افزارهای مورد نیاز ، نصب گواهی ها و تنظیمات اینترنت اکسپلورر ، نصب سیلور رایت ، و نصب نرم افزار توکن و اسکنر اثر انگشت و نصب وی پی ان و نصب دستگاه پوز و..

۲_ پرینتر

۳_ اسکنر

۴_ دستگاه اثر انگشت

5- دستگاه کپی

6_ دوربین مداربسته 

7-سیستم اعلام حریق (در برخی حوزه های ثبتی بررسی می شود که سیستم اعلام حریق و اطفا حریق بر روی سقف ها نصب شود )

۶_ مودم (ترجیحا چندین مودم از شرکت های مختلف)

۷_ ترجیحا سیستم دزد گیر و سنسور های درب های ورودی

8- ایمن نمودن محل دفترخانه با نرده (اگر محل معرفی شده شما پنجره های بزرگ و تمام شیشه ای دارد، باید شیشه ها را مجهز به نرده های مطمین نمایید. )

9- جدا نمودن محلی برای بایگانی دفترخانه (اگر محل معرفی شده فاقد اتاق مجزا است بهتر است با پارتیشن بندی مناسب ، محل بایگانی را مجزا نمایید)

10- تابلو دفترخانه مطابق با استاندارد های اعلام شده 

جهت اطلاع از سایز های استاندارد تابلو در دفترخانه اسناد رسمی به لینک ذیل مراجعه نمایید

 https://nikmobin.com/newsbox.php?id=1659

11- اختصاص یک خط همراه و موبایل صرفا برای دفترخانه که در صورت لزوم در اختیار کارمندان و پرسنل نیز بتوان ان را قرار داد ( این موضوع در تسریع کار مراجعین در خیلی موارد به شما کمک می کند)

و الا گوشی تلفن ثابت ترجیحاً بی سیم

12_ دستگاه پوز معرفی شده از سازمان ثبت

13_ کپسول آتش نشانی

14_ میز و صندلی برای سردفتر ، دفتریار ، پرسنل و مراجعین

۱5_ نصب تابلو مشخصات سردفتر و دفتریاروکارمندان

۱6_ قفسه بندی بایگانی

۱7_ گاوصندوق 

18- چاپ سربرگ های دفترخانه جهت مکاتبات و استعلامات که هنوز فیزیکی باید ارسال شوند

19_نصب بخشنامه حق التحریر
20_ برچسب هشدار نصب دوربین

21- نصب اعلامیه مربوط به تلفن تماس با ستاد خبری حفاظت اطلاعات و نصب سایر موارد اعلام شده توسط سازمان  

لوازم التحریر شامل ( کاغذ A4  و A5 ,  خودکار مشکی و آبی و قرمز ، مداد و مداد پاکن ، ماژیک مشکی یا آبی ( برای درج شماره سندروی پرونده )، ماژیک هایلایت ، سوزن کش ، منگنه و سوزنچه ، چسب نواری و جا چسبی ، جوهراستامپ آبی و قرمز

22-ماشین حساب

23-  ذره بین

24-پوشه بنددار (هر۱۰۰ تاپرونده داخل یک پوشه بند دار قرار میگیرد مثلا ۱ الی ۱۰۰ )

25- پوشه مقوایی ( برای قراردادن مستندات هرسند )

26- کلربوک ( برای قراردادن نسخه پشتیبان بصورت صدتایی )

27-کارت ویزیت

28- پاکت تحویل مدارک

۲9_مهر پرسی و مهر ژلاتینی و اختصاصی سردفتر 

30_ مهر اجرا شود ، مهر پذیرش اجرا شد، مهر گواهی امضا ؛ مهر برابراصل ؛ مهر برابر برگ ابرازی، مهر انتقال قطعی ؛ مهر رهنی ؛ مهر فک رهن و فسخ سند ؛ مهر باطل شد ، مهر تفویض وکالت ، مهر بیع شرط می باشد . مهر بیع شرط  نمی باشد (البته این دو مهر عملا منتفی شده اند) و سایر مهر های دیگر که البته می توانید همه این موارد را به جز موارد خاصی دستی هم بنویسید

31_ استامپ بزرگ آبی و قرمز (برای مهرهای مربوط به اسناد رهنی و اجرا شود و ابطال سند تک برگ باید از استامپ قرمز استفاده شود )

32_ استامپ نانو ( برای اثر انگشت )

33- دفتر اندیکاتور

۳4 _ دفتر رسید تحویل مدارک

35- دفتر ارسال و مراسلات

۳5_ دفتر امانات

۳6_ قبض سپرده

37- قبوض اقساطی

38_ دفتر حضور وغیاب کارمندان یا سیستم های انلاین حضور و غیاب کارمندان- کارمندان حساب بانکی خود را معرفی نمایند و حقوق به حساب معرفی شده از حساب سردفتر واریز شود یا چک توسط سردفتر به نام ایشان صادر گردد

39_ دستگاه اب خوری یا تمهیداتی در این خصوص

40- ساعت دیواری

41_ تقویم رومیزی

42-محافظ برق

43-پیش بینی سیستم سرمایشی و گرمایشی مناسب

 44_ پیش بینی لیوان و چای ساز یا سماور یا سایر تدارکات لازم برای رفع خستگی خودتان و دفتریار و پرسنل و درصورت صلاحدید مراجعین

45- پیش بینی ابزار و وسایل و مواد شوینده جهت نظافت دفتر (شامل جارو ، طی، دستمال، شوینده های بی بو ، شیشه شور ، صابون مایع و ... ) 

***************************

تجهیزات کامپیوتری مناسب برای دفترخانه

برای راه‌اندازی یا به‌روزرسانی تجهیزات دفاتر اسناد رسمی، انتخاب صحیح و هوشمندانه ابزارها می‌تواند تأثیر چشمگیری بر سرعت، دقت و کارایی کارهای روزمره داشته باشد.

در ادامه، پیشنهاداتی برای خرید و استفاده از تجهیزات کامپیوتری ارائه می‌شود:

1- تجهیزات کامپیوتری کامپیوتر (رایانه رومیزی):

برای دفاتر اسناد رسمی، کامپیوتر به‌عنوان قلب سیستم نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند. پیشنهاد می‌شود از مینی کیس‌های استوک اروپا با برندهای معتبر مانند DELL و HP استفاده کنید.

این دستگاه‌ها به دلیل کیفیت ساخت بالا، طول عمر بیشتر و عملکرد قابل‌اعتماد، گزینه‌ای ایده‌آل هستند.

پردازنده (CPU): مهم‌ترین بخش یک کامپیوتر است.

پیشنهاد می‌شود از پردازنده‌های نسل 6 به بالا استفاده کنید تا بتوانید نرم‌افزارهای سنگین و چندوظیفه‌ای را به‌راحتی اجرا کنید.

حافظه ذخیره‌سازی (SSD): برای افزایش سرعت بوت سیستم و اجرای برنامه‌ها، هارد SSD ضروری است.

ظرفیت هارد چندان مهم نیست، زیرا معمولاً فقط برای نصب ویندوز و برنامه‌های ضروری استفاده می‌شود.

2- مانیتور:انتخاب مانیتور کاملاً به سلیقه و نیاز شما بستگی دارد.

اگر به طراحی شیک و مرتب اهمیت می‌دهید و از شلوغی کابل‌ها خوشتان نمی‌آید، می‌توانید از سیستم‌های All-In-One استفاده کنید.

این سیستم‌ها همه اجزای کامپیوتر را در داخل مانیتور جای می‌دهند و ظاهری ساده و مرتب به میز کار شما می‌بخشند.

مزایا: کاهش شلوغی کابل‌ها و صرفه‌جویی در فضا.

3- لپ‌تاپ: داشتن یک لپ‌تاپ برای کارهای خارج از دفتر مانند تنظیم سند در منزل، اخذ اثرانگشت مشتری در پایین پله ها یا استفاده در جلسات اداری بسیار مفید است.

مشخصات پیشنهادی: پردازنده نسل 6 به بالا،

هارد SSD و رم حداقل 4 گیگابایت

. نکته: لپ‌تاپ به دلیل قابلیت حمل، انعطاف بیشتری به شما می‌دهد و می‌تواند مکملی عالی برای کامپیوتر رومیزی باشد

-4 پرینتر: یک پرینتر دو‌رو‌زن می‌تواند سرعت و بهره‌وری کار شما را افزایش دهد.

این نوع پرینترها علاوه بر کاهش هزینه‌های کاغذ، زمان چاپ را نیز به نصف کاهش می‌دهند.

پیشنهاد: برند HP با مدل‌هایی مانند M400 یا M401، که برای دفاتر پرتردد طراحی شده‌اند با کارکرد کمتر از 15 هزارتا

نکته: پرینترهای دو‌رو‌زن باعث کاهش مصرف کاغذ و زمان می‌شوند، که در طولانی‌مدت صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه‌ها ایجاد می‌کند.

5- اسکنر: پیشنهاد می گردد نسبت به خریداری اسکنر حرفه ای اقدام نمایید.

اسکنر حرفه ای به شما این امکان را می دهد تا هم جهت گواهی امضا از آن استفاده نمایید و هم نسبت به انجام بایگانی الکترونیک کار بسیار ساده و راحت تری داشته باشید.

از نظر قیمت و کارآیی اسکنر ایویژن مدل AD120 گزینه مناسبی است چرا که هم به صورت تخت قابلیت اسکن دارد و هم به صورت اتومات میتواند چند برگ را حتی به صورت پشت و رو اسکن نماید.

پیشنهاد: Avision AD120

6- فتوکپی: عملاً با وجود امکان بایگانی الکترونیک نیاز به استفاده از دستگاه کپی مرتفع گردیده است لذا پیشنهاد می گردد به جای خریداری دستگاه فتوکپی که هم هزینه زیادی بابت خرید آن باید بپردازید و هم هزینه تعمیر و نگهداری فوق العاده زیادی دارد از پرینتر های 3 کاره که تقریباً همان کار را انجام می دهند استفاده نمایید تا علاوه بر صرفه جویی در هزینه نسبت به اسکن مدارک و گواهی امضاء نیز اقدام نمایید.

مدل پیشنهادی: Canon MF3010

7- اسکنر اثرانگشت: در حال حاضر 2 مدل اسکنر اثر انگشت به نام های سوپریما و فوترونیک در دفاتر اسناد رسمی استفاده می گردد.

سوپریما دستگاهی کره ای بوده که دارای کیفیت و قدرت بالایی در اسکن (بیش از 99%) می باشد

اما به دلیل هزینه بالای خرید کمتر مورد استقبال قرار گرفته است.

 اما اسکنر اثر انگشت محبوب فوترونیک که یک دستگاه روسی بوده و به نسبت دارای کیفیت و سرعت قابل قبولی می باشد اما در تشخیص اثرانگشت برخی افراد مانند افراد مسن کمی به سختی اثرانگشت اخذ می نماید.

8- توکن: توکن محبوب در دفاتر اسناد رسمی توکن EPASS3003 میباشد. اما بعضی از دفاتر RA نسبت به فروش برندهای دیگر توکن نیز اقدام می نمایند هرچند بعضاً سایر مدل ها امنیت بالاتری نسبت به این نوع توکن دارند ولی به جهت برخی امکانات نرم افزاری بیشتر، این برند پیشنهاد می گردد که البته نیاز به جستجو جهت خرید ندارید چرا در که کلیه دفاتر ارائه دهنده امضای الکترونیک امکان خرید توکن وجود دارد. مدل پیشنهادی: EPASS3003

9- نرم افزار بایگانی: در حال حاضر نیاز به خریداری نرم افزار خاصی نیست ولی چنانچه قصد انجام بایگانی الکترونیک را دارید نرم افزار بایگانی دیوانیار به جهت پشتیبانی نسبتاً خوب و پاسخگو گزینه مناسبی می باشد.

10- ویندوز: فعلاً ویندوز 10 پاسخگوی تمام نیازهای شما در دفتر اسناد رسمی می باشد ولی ترجیحاً از ویندوز هایی استفاده نمایید که حجم کمتر و سرعت بالاتری دارند.

11- نرم افزارهای کاربردی: نرم افزارهایی مانند Office و FoxitReader و Winrar و ... نرم افزارهای کابردی ای هستند که جهت کار در دفتر نیاز به نصب آن ها دارید.

12- تجهیزات شبکه و اینترنت مودم و اینترنت: تا زمان انتخاب محل جهت راه اندازی دفتر اسناد رسمی امکان تهیه مودم و اینترنت را ندارید چرا که بسته به موقعیت مکانی و ارائه خدمت شرکت های ISP انتخاب اینترنت نیز میسر خواهد شد. درصورتی که محل شما امکان استفاده از فیبر نوری را می دهد بهترین گزینه برای استفاده از اینترنت فیبرنوری می باشد که مودم مخصوص به خود را نیز دارد.

در غیر اینصورت اینترنت های ADSL و TD-LTE نیز می توانند گزینه های بعدی باشند

. اینترنت پیشنهادی: فیبرنوری

13- سوئیچ: چنانچه مودم شما تعداد پورت کافی برای سیستم ها را نداشته باشد باید از یک سوئیچ استفاده نمایید. همچنین سوئیچ به شما این امکان را می دهد که دوربین های مدار بسته خود را نیز به آن متصل نموده و فرآیند مدیریت و رصد تصاویر را بهتر انجام دهید. برای خرید سوئیچ ترجیحاً از سوئیچ های با سرعت 1000 mbps استفاده نمایید.

مدل پیشنهادی: D-Link

14-کابل کشی: پیشنهاد می گردد بعد از انتخاب محل و دفتر به متخصص شبکه مراجعه نموده تا نسبت به کابل کشی دفتر شما اقدام نماید.

متخصص شبکه علاوه و بر ارتباط سیتم ها به یکدیگر، با کابل کشی و داکت گذاری مناسب کابل های اضافی را از دید شما مخفی می نماید تا محیطی بهتر و زیباتر در دفتر داشته باشید

15-تجهیزات امنیتی: دوربین مدار بسته: شما برای ضبط تصاویر نیاز به دستگاه DVR و تعدادی دوربین مدار بسته دارید. ضبط تصاویر در حل برخی از مشکلات به شما کمک شایانی می نمایند. به موجب آئین نامه دفاتر اسناد رسمی، دفاتر موظف به ضبط تصاویر برای مدت حداقل یکسال می باشند.

جهت ضبط این حجم تصویر دستگاه دی وی آر شما باید مجهز به یک هارد حدوداً 4 ترابایتی باشد.

البته برخی از دی وی آر های جدید می توانند با فشرده سازی تصاویر حجم فضای ذخیره سازی را نیز به مقدار قابل توجهی کاهش دهند

16-دزدگیر: شما اجباری برای خرید تجهیزات امنیتی ندارید ولی از آنجایی تجهیزات گران قیمتی در دفتر اسناد رسمی نگهداری می شوند بهتر است که از دزدگیرهای حرفه ای استفاده نمایید.

 

***صفر تا صد نحوه تنظیم قراردادهای رسمی و کار با سامانه های موجود در دفاتر اسناد رسمی به صورتی کاملا نوین و طبقه بندی شده ، همراه با کارعملی درسامانه ثبت انی و سامانه کاتب و بررسی قوانین و مقررات مرتبط به صورت کاملا کاربردی در مجموعه حقوقی ، ثبتی و مالیاتی نیک مبین***

1. در این فایل های آموزشی به موضوعات ذیل و تمام جزییات و نکات کاربردی و علمی در قراردادهای مختلف اعم از حوزه املاک، خانواده و غیره مسلط خواهید شد
2. قابل استفاده برای تمامی حقوقدانان و کارکنان دفاتر اسناد و سران دفاتر، دفتریاران و عموم اشخاص که موضوعات حقوقی، خانوادگی و ثبتی دارند از تشکیل پرونده تا انتخاب و تشخیص نوع سند در موضوعات مختلف

1. به محض خرید برای شما لایسنس ایجاد می شود و میتوانید بلافاصله به فایلهای آموزشی دسترسی داشته باشید
2. این فایلها را بعد از یک بار دانلود کردن، به صورت آفلاین نیز میتوانید مشاهده کنید
3. این فایلها دارای محدودیت زمانی نیستند و بدون محدودیت زمانی به فایلهای آموزشی دسترسی دارید
4. از این فایلهای آموزشی برای آموزش کارمندان خود نیز میتوانید استفاده کنید
5.  جهت تهیه فایل‌ها میتوانید به قسمت فروشگاه سایت نیک مبین مراجعه کنید  یا به شماره 09158531409 پیام دهید

برخی موضوعات مندرج در بسته های آموزشی نیک ثبت آنی : 

 

1- اقسام استعلامات و مکاتبات مورد نیاز	20- وکالت طلاق	39- اقسام اسناد تقسیم نامه	58- وکالت کاری اموال غیرمنقول	77- قولنامه همراه وکالت فروش	96- اقاله سایر اموال
2- آشنایی با ثبت و استعلام ثبت	21- اقرارنامه دریافت مهریه	40- تقسیم اموال منقول و غیرمنقول	59- وکالت فروش اموال غیر منقول	78- متمم قولنامه	97- متون حقوقی اسناد اقاله
3- استعلام مالیاتی و نکات موثر در مالیات ها	22- ابرا مهریه	41- اقسام اسناد غیر منقول جریانی	60- سند وکالت نامه	79- رفع محدودیت ثبتی از قولنامه ها	98- پیش فروش ها و اقسام نکات کاربردی و مهم در اسناد پیش فروش ها در حالت های مختلف
4- آشنایی با سمت های مختلف در اسناد مختلف و معنا و مفهوم انها	23- بذل مهریه	42- اقسام اسناد قطعی غیر منقول	61- تفویض وکالت	80- اسناد ورثه ای	99- اقسام درخواست‌های اجرا از واحد‌های ثبتی و نحوه صدور تقاضاهای اجرا
5- نکات مربوط به اشخاص اصیل و نمایندگان آنها	24- اقرارنامه تمام حقوق	43- اقسام اسناد صلح	62- نکات کاربردی	81- انحصار وراثت	100- اقسام تقاضاهای اجرائیه از واحد‌های اجرا و بررسی نکات مرتبط جهت صدور اجرايیه
6- اسناد وابسته در ایران و خارج از ایران	25- صلح اسقاط حق وکیل	44- صلح حق انتفاع	63- نمونه وکالت نامه ها ملک کاری	82- نکات مالیات بر ارث	101- اقسام خدمات ثبتی از گواهی عدم حضور، صدور قبض اقساطی، و غیره تا ابطال سند به حکم دادگاه و مراحل و مدارک مورد نیاز در هر مورد
7- اقسام اسناد مالکیت و تمامی نکات مرتبط با آن	26- رضایت زوجه به زوج	45- صلح غیرمنقول	64- قانون تعیین تکلیف اراضی فاقد سند	83- سهم الارث زوج و زوجه	96- اقاله سایر اموال
8- بررسی تصدیق اصالت اسناد و اوراق اسناد	27- وکالت حضانت	46- صلح سهام و سهم الشرکه	65- بانکی و غیر ملک	84- سهم الارث طبقات نسبی اول و دوم و سوم	97- متون حقوقی اسناد اقاله
9- اتوماسیون اداری (نامه های ارسالی و نامه های دریافتی)	28- اقرارنامه زوجیت	47- صلح فیش حج	66- اخذ مدرک تحصیلی	85- نکات کاربردی اسناد ورثه ای	98- پیش فروش ها و اقسام نکات کاربردی و مهم در اسناد پیش فروش ها در حالت های مختلف
10- اقسام دفاتر فیزیکی موجود در دفاتر اسناد رسمی و نحوه استفاده از آنها	29- اقرارنامه نسب	48- صلح ممر متروکه شهرداری	67- فیش حج	86- مثال ها و نمونه های عملی اسناد ورثه ای	99- اقسام درخواست‌های اجرا از واحد‌های ثبتی و نحوه صدور تقاضاهای اجرا
11- چگونگی محاسبه و وصول عوارض شهرداری ها	30- اقسام اسناد نقلیه موتوری	49- صلح معابر شهرداری	68- انتقال سهم الشرکه	87- نمودار های کاربردی تمامی طبقات ارث	100- اقسام تقاضاهای اجرائیه از واحد‌های اجرا و بررسی نکات مرتبط جهت صدور اجرايیه
12- اقسام اسناد وصیت عهدی	31- وکالت تعویض پلاک	50- صلح سرقفلی و ...	69- تعویض پلاک و ترخیص	88- استثنائات موجود در سهم الارث هر طبقه	101- اقسام خدمات ثبتی از گواهی عدم حضور، صدور قبض اقساطی، و غیره تا ابطال سند به حکم دادگاه و مراحل و مدارک مورد نیاز در هر مورد
13- اقسام اسناد وصیت تملیکی	32- وکالت فروش	51- اقسام اسناد قطعی با حق استرداد	70- تفویض	89- اسناد اقرارنامه فسخ و فک رهن	96- اقاله سایر اموال
14- اقسام اسناد اجاره اموال غیر منقول	33- تفویض فروش	52- اقسام اسناد رهنی	71- حواله خودرو	90-اسناد اقرارنامه عزل موکل و استعفاوکیل	97- متون حقوقی اسناد اقاله
15- اقسام اسناد اجاره اموال منقول	34- تفویض وکالت کاری	53- خرید مسکن	72- اسناد قولنامه	91- اسناد انتقال اجرایی ثبتی و دادگاهی	98- پیش فروش ها و اقسام نکات کاربردی و مهم در اسناد پیش فروش ها در حالت های مختلف
16- اقسام اسناد رضایت	35- قطعی منقول	54- تعویض وثیقه	73- سامانه کاتب	92- اسناد مشارکت در ساخت	99- اقسام درخواست‌های اجرا از واحد‌های ثبتی و نحوه صدور تقاضاهای اجرا
17- اقسام اسناد خانواده	36- وکالت حواله خودرو	55- متمم مالی و غیر مالی	74- تنظیم قولنامه صلح مشروط	93- اسناد اقاله	100- اقسام تقاضاهای اجرائیه از واحد‌های اجرا و بررسی نکات مرتبط جهت صدور اجرايیه
18- اقرارنامه دریافت مهریه	37- رهن خودرو	56- روش اقساطی و مشارکت مدنی	75- تعهد به بیع و قولنامه فروش	94- اقاله اموال غیر منقول	101- اقسام خدمات ثبتی از گواهی عدم حضور، صدور قبض اقساطی، و غیره تا ابطال سند به حکم دادگاه و مراحل و مدارک مورد نیاز در هر مورد
19- اقرارنامه شروط ضمن عقد	38- صلح خودرو	57- اقسام اسناد وکالت	76- قولنامه صلح قطعی غیرمعوض	95- اقاله وسایل نقلیه

 

 

 

 

بعد از تغییرات اعمال شده در سامانه ثبت