صفر تا صد آموزش ثبت آنی و تنظیم اسناد رسمی :

 مدارک مورد نیاز جهت بایگانی اسناد مختلف در دفاتر اسنادرسمی

در ادامه این فایل و نیز در لینک ذیل می توانید فیلم آموزشی  راجع به مدارک مورد نیاز

جهت بایگانی اسناد مختلف در دفاتر اسنادرسمی را مشاهده نمایید

https://www.aparat.com/v/v6ba452

در این فایل آموزشی به بررسی مدارک مورد نیاز جهت بایگانی اسناد مختلف پرداخته ایم. یکی از سوالاتی که همیشه اشخاص خصوصا سردفتران جدید با ان سرو کار دارند این است که پس از تنظیم سند چه مدارکی را باید بایگانی نمایند، در این قسمت به این سوال پاسخ داده ایم.

فیلم آموزشی ذیل راجع به مدارک مورد نیاز

جهت بایگانی اسناد مختلف در دفاتر اسنادرسمی می باشد

در این فایل آموزشی به مدارک مورد نیاز جهت بایگانی در اسناد مختلف پرداخته ایم:

به طور کلی جهت بایگانی اسناد مختلف باید نکات ذیل را مد نظر داشته باشید البته در فیلم فوق الذکر نکات کامل تری ارایه شده است:

1-نگهداری نسخه فیزیکی پشتیبان:

• ماده ۷ قانون جامع حدنگار: دفاتر اسناد رسمی مکلفند از کلیه اسنادی که در سامانه الکترونیک سازمان تنظیم میشود ، نسخه ای چاپی با امضای شخص یا اشخاص ذیربط به عنوان پشتیبان تهیه و بایگانی کنند.
• تمام صفحات نسخه پشتیبان باید به امضای طرفین یا وکیل آنها و در صورت لزوم معتمد یا معرف آنها برسد 
• قید عبارت ( از مفاد سند مطلع شدم) توسط امضا کننده ها در صفحه آخر کافی می باشد: نظر مخالف هم وجود دارد مبنی بر اینکه قید عبارت ( از مفاد سند مطلع شدم)  در متن سند کافی است
• نسخه پشتیبان باید به امضای سردفتر و دفتریار برسد و ممهور به مهر دفترخونه و سپس بایگانی شود 

2-نگهداری نسخه الکترونیک  پشتیبان:

ماده ۸ شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی: تبصره ۳ و ۴ : سردفتر مکلف است نسخه الکترونیک اسناد را در فایل های صدتایی ذخیره و نگهداری نماید. 

3-نگهداری نسخه نهایی:

رای وحدت رویه: ردیف ۲۴۱ مجموعه بخشنامه های ثبتی: با توجه به ضرورت مصرف بهینه کاغذ در دفاتر اسناد رسمی و وجود ظرفیت خاص در سامانه ثبت آنی جهت نگهداری سوابق ، ضرورتی به نگهداری و بایگانی نسخه نهایی اسناد در دفاتر وجود ندارد. بنابراین نسخه نهایی که تصریح به الکترونیکی دارد ، در سامانه موجود است و در هر زمان امکان پرینت وجود دارد و دارای هیچگونه امضاء گرم نمیباشد لذا نسخه فیزیکی از آن ضرورتی ندارد.

4- نگهداری سایر اسناد و مدارک 

بند ۶۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی: اسناد و مدارک اصحاب معامله که ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد ، باید بلافاصله مسترد شود و اگر نگهداری آن ضروری باشد ، باید سردفتر شخصاً به ذینفع رسید داده و بلافاصله پس از انجام معامله مسترد نماید ، نگهداری اسناد و مدارک اصحاب معامله پس از انجام معامله ممنوع است مگر آنکه طبق آیین نامه باید نزد سردفتر بماند.

قاعده کلی در خصوص مدارکی که باید در بایگانی اسناد نگهداری شوند:

اصولا فقط استعلاماتی که به صورت سیستمی و دستی اخذ شده و خطاب به دفترخانه هستند ، باید نگهداری و بایگانی شوند: مثلاً اصل پاسخ استعلام شهرداری که خطاب به دفترخانه و به صورت دستی اخذ شده

مثلاً اصل نامه حج و زیارت که خطاب به دفترخانه و به عنوان مجوز سازمان حج و زیارت ، جهت تنظیم سند صلح صادر شده است

یا به عنوان مثال اصل معرفی نامه نماینده اجرای احکام که جهت امضاء اسناد به دفترخانه مراجعه می کند

اگر دارای بایگانی الکترونیک هستید می توانید جهت تکمیل سوابق خودتان ، علاوه بر مواردی که گفتیم ( مثل پشتیبان) و مواردی که باید اصل انها را نگهداری کنیم:

تمامی مدارک و مستنداتی که به استناد اونها ، سند تنظیم میکنید رو اسکن کنید و یا پی دی اف انها رو نگهداری کنید البته قانونا نیاز به پرینت یا کپی انها نیست

مثلاً در اسناد خودرو ، برگ سبز یا سند کمپانی یا بنچاق دفترخونه یا حواله ای که به استناد انها وکالت را تنظیم میکنید را اسکن کنیند و در پوشه مربوط به آن سند به شرحی که در نحوه ایجاد بایگانی الکترونیک گفته شد، نگهداری کنید

یا برای مثال در اسناد غیر منقول ، اسکن سند مالکیت ، پی دی اف استعلام ثبت و دارایی و اصل سایر استعلامات که بسته به کاربری ملک اخذ شده یا پایانکار و ...

یا  در اسناد ورثه ای ، اسکن انحصار وراثت و واریز مالیات بر ارث

در اسناد وکالت ، مستندات مربوط به موضوع وکالت که به شما ارائه شده و به استناد آن سند را تنظیم کردید

 در اسناد صلح سرقفلی ، مستندات اجاره نامه یا صلح قبلی سرقفلی و تامین اجتماعی و دارایی و ...

در اسناد صلح فیش حج ، اسکن فیش ثبت نام و نامه حج و زیارت

در اسناد صلح سهام شرکت ، پی دی اف پاسخ استعلام ثبت شرکتها و پاسخ استعلام دارایی

در مورد سند قولنامه:

۱- احیانا دست نویس اولیه که طرفین به شما دادن: که در آن موضوعات اصلی و کلی توافقات خودشان را جهت تنظیم قولنامه مورد نیاز مطرح کردن (البته هیچ الزامی در وجود و بایگانی این مدارک نیست)

۲- پیش نویس اولیه سند را که جهت مطالعه اولیه و قبل از تنظیم نسخه پیش نویس به طرفین دادید تا متناسب با ان تغییرات مورد نظر طرفین اعمال و اصلاح شود را هم میتونید نگهداری کنید(البته هیچ الزامی در وجود و بایگانی این مدارک نیست)

۳- اسکن مدارک شناسایی

۴- اسکن سند مالکیت

۵- پی دی اف استعلام ثبت اخذ شده

نکته: در صورت وجود نمایندگی: مثل سایر نمایندگی ها: اسکن مستندات نمایندگی و اعتبار وکالت های احتمالی اخذ شده

*************************

به این ترتیب شما در خصوص تمامی اسناد ذیل می توانید مدارک مورد نیاز جهت بایگانی را تعیین نمایید.

1. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند وصیت عهدی
2. مدارک مورد نیاز در تنظیم سندوصیت تملیکی
3. مدارک مورد نیاز در تنظیم اجاره غیرمنقول
4. مدارک مورد نیاز در تنظیم اجاره منقول
5. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند اجاره آستان قدس
6. مدارک مورد نیاز در تنظیم سنداجاره اوقاف
7. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند اجاره عرصه دولتی (مثل مسکن مهر و..) 
8. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند تقسیم نامه
9. مدارک مورد نیاز در تنظیم قطعی غیرمنقول
10. مدارک مورد نیاز در تنظیم قطعی باحق استرداد
11. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند وقف نامه
12. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند ذمه
13. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند صلح حج ؛ صلح معابر وممر متروکه ؛ سند صلح سهام شرکت ؛ صلح برند ؛ صلح حقوق ، صلح رفع تنازع ، صلح آب چاه ، صلح مهریه، صلح حق انتفاع ، سندصلح سرقفلی
14. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند انتقال قطعی وسایل نقلیه موتوری
15. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند صلح مشروط وسایل نقلیه موتوری
16. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند وکالت کاری وسایل نقلیه موتوری
17. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند وکالت فروش وسایل نقلیه موتوری
18. مدارک مورد نیاز در تنظیم وکالت حواله خودرو
19. مدارک مورد نیاز در تنظیم رهن وسایل نقلیه موتوری
20. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند وکالت فروش اموال غیرمنقول
21. مدارک مورد نیاز در تنظیم سندوکالت کاری
22. (با موضوع های مختلف اعم از خانواده، ملکی، سهام و..)
23. مدارک مورد نیاز در تنظیم اسناد تفویض وکالت کاری
24. مدارک مورد نیاز در تنظیم اسناد تفویض وکالت فروش
25. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند رضایت نامه
26. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند تعهد نامه
27. مدارک مورد نیاز در تنظیم تعهد دانشجویی
28. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند اقرار نامه
29. مدارک مورد نیاز در تنظیم اقرارنامه مهریه مدارک مورد نیاز در تنظیم اقرار نامه زوجیت
30. مدارک مورد نیاز در تنظیم اسناد رهنی اعم از وام خرید (قطعی رهنی) تعویض وثیقه مشارکت در ساخت؛فروش اقساطی،متمم مالی و غیر مالی و.. 
31. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند اقاله
32. (منقول و غیرمنقول)
33. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند فسخ و فک
34. مدارک مورد نیاز در تنظیم اسناد جریانی
35. مدارک مورد نیاز در تنظیم اسناد ورثه ای
36. مدارک مورد نیاز در تنظیم اسناد انتقال اجرائی
37. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند قولنامه
38. مدارک مورد نیاز در تنظیم سند پیش فروش و مشارکت در ساخت و..