ماده 58  آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران

مصوبه شماره ۹۰۰۰/۵۸۳/۱۰۰ مورخ ۱۴۰۰/۱/۱۰رئیس قوه قضاییه با آخرین اصلاحات

رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی :

ماده ۵۸: سازمان موظف است ماهانه براساس شاخص‌های نظیر 1- میزان رضایت‌مندی مراجعین، 2-گزارش‌های بازرسی، 3-تعداد تخلفات انتظامی و 4- نوع تخلفات انتظامی، 5-محکومیت‌های کیفری و 6-میزان اجرای مقررات و نظامات، نسبت به رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی اقدام و نتیجه را جهت اطلاع عموم در پرتال سازمان قرار دهد.

شیوه‌نامه اجرای این ماده ظرف مدت ۶ ماه پس از تصویب آیین‌نامه تهیه و به تصویب رئیس سازمان خواهد رسید.

شیوه‌نامه رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی

مصوبه شماره 1403/165414 مورخ 1403/09/05 رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

در اجرای ماده ۵۸ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی  و راهکار اول از مأموریت ۵ سندتحول و تعالی قوه قضائیه و در راستای آگاهی عموم و خدمات رسانی مطلوب سردفتران اسناد رسمی به مراجعین، شیوه‌نامه اجرائی ماده مزبور به شرح زیر تعیین و ابلاغ می‌گردد:

ماده ۱- تعاریف:

الف – سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

ب – سردفتر: شخص تعریف شده در ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی که مسئولیت اداره امور دفتر اسناد رسمی را بر عهده دارد.

پ – کانون: کانون سردفتران و دفتریاران

ت – دفترخانه: دفتر اسناد رسمی موضوع ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی

ت – آیین‌نامه: آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحی آن

ج – قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴

ج – هیات: هیأتی که به منظور رسیدگی به اعتراض در خصوص رتبه سردفتر تشکیل می شود .

ح – رتبه: نمره ای است که بر اساس ارزیابی عملکرد عمومی و اختصاصی سردفتر احراز می شود.

د – سامانه رتبه‌بندی: سامانه ای است که به منظور رتبه‌بندی دفترخانه بر اساس شاخص‌های موضوع ماده ۵۸ آیین‌نامه مندرج در این شیوه‌نامه تعیین و در بانک جامع اطلاعات سردفتران و دفتریاران بارگذاری می‌گردد.

ماده ۲- معاونت توسعه فناوری سازمان مکلف است رتبه هر سردفتر را با توجه به شاخص‌های مربوطه تعیین و به صورت برخط و در سامانه‌های مربوطه برای مشاهده عموم بارگذاری نماید.

تبصره: اداره کل امور اسناد و سردفتران ، کانون، دادگاه‌های بدوی و تجدید نظر انتظامی سردفتران و دفتریاران و اداره کل بازرسی که اطلاعات شاخص‌های مربوط به آنها بر اساس ماده ۶ این شیوه‌نامه ملاک تعیین رتبه‌بندی است مکلفند اطلاعات لازم را به صورت برخط به منظور اختصاص رتبه سردفتر در سامانه اعمال نمایند.

ماده ۳- رتبه اکتسابی قائم به شخص سردفتر بوده و در صورت انتقال سردفتر ، تأثیری در رتبه مذکور نخواهد داشت.

ماده ۴- به جهت ایجاد انگیزه و تشویق به کسب شاخص‌های مطلوب و ارتقاء عملکرد سردفتران ، کاهش تخلفات و جرائم و شفافیت عملکرد دفاتر، سردفتر حائز رتبه عالی از امتیازات زیر برخوردار است:

۴-۱- ارجاع اسناد دارای تحریر بالاتر از سقف مقرر سالیانه به ترتیب اولویت با هماهنگی اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوطه و سازمان

۴-۲- اولویت در اخذ ابلاغ کفالت، سیاری، صدور مجوز نقل و انتقال کشتی ها و اسناد زندانیان

4-۳ - ارجاع اسناد تا ۲ برابر بیشتر از سقف مقرر در مورد اسناد دولتی موضوع تصویبنامه شماره ۱/۲۷۷۳۷ – ۱۳۵۶/۱۲/۱ هیأت وزیران.

ماده ۵- در صورت اعتراض به رتبه اکتسابی موضوع در هیات استانی متشکل از مدیر کل ، معاون امور اسناد مسئول حفاظت اداره کل و رئیس کانون استان بررسی و اتخاذ تصمیم میگردد که در صورت ورود شکایت مراتب به سازمان اعلام تا در سامانه مربوطه اصلاح شود.

ماده ۶- پس از اجرای مقدمات فنی این شیوه‌نامه عملکرد سردفتران به طور ماهیانه و بر اساس شاخص‌های زیر مورد ارزیابی واقع و نتیجه آن جهت اطلاع عموم در سامانه‌های مربوطه بارگذاری خواهد شد.

الف) شاخص‌های مربوط عدم رضایت مراجعین:

• برخورد نامناسب سردفتر، دفتریار و کارکنان دفترخانه :  ۵ نمره منفی
• اخذ وجه اضافی : ۳ نمره منفی
• اخذ وجه به صورت نقدی یا به صورت کارت به کارت : ۵ نمره منفی
• فضای نامناسب دفترخانه : ۳ نمره منفی
• عدم رعایت شئونات : ۳ نمره منفی

ب) سایر شاخص‌های موثر:

• هر محکومیت قطعی انتظامی شامل توبیخ کتبی : ۱ نمره منفی
•  هر محکومیت قطعی انتظامی شامل جریمه نقدی : ۲ نمره منفی
•  هر محکومیت قطعی انتظامی شامل انفصال ۳ تا ۶ ماه : ۳ نمره منفی
• هر محکومیت قطعی انتظامی شامل انفصال ۶ ماه تا ۲ سال : ۵ نمره منفی
• هر محکومیت قطعی انتظامی شامل محکومیت به انفصال تبصره ذیل ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی: ۳ نمره منفی
• محکومیت به موجب آراء محاکم قضایی جزای نقدی: ۳ نمره منفی
• منع اشتغال : ۵ نمره منفی
•  عدم حضور سردفتر در محل دفترخانه هر ماه تا ۸ ساعت: ۲ نمره منفی
• عدم حضور سردفتر در محل دفترخانه هر ماه بالای ۸ ساعت: ۳ نمره منفی
• وصول شکایت و گزارش بازرسی مراجع ذیصلاح هر مورد: ۱ نمره منفی
• عدم رعایت الزامات فناوری اطلاعات سازمان از جمله عدم به‌روزرسانی سیستم و عدم رفع آلودگی آن:  ۶ نمره منفی

تبصره ۱- رتبه‌بندی دفاتر با انتصاب سردفتر و پس از دو سال از شروع به کار در سمت سردفتری لحاظ خواهد شد.

تبصره ۲- تاثیر رتبه‌بندی دفاتر در محکومیتهای درجه ۲ به بالا به میزان مدت انف صال از تاریخ اشتغال مجدد استمرار خواهد داشت.

تبصره ۳- نمره منفی مندرج در بند الف این ماده به نسبت تعداد خدمات گیرندگان محاسبه خواهد شد.

ماده ۷- از نمره ۱۰۰ اختصاص یافته به سردفتران مشمول

رتبه متوسط مختص دفاتر دارای ۵۰ تا ۷۰ نمره.

رتبه خوب دفاتر دارای نمره ۷۱ تا ۸۵

و رتبه عالی دفاتر دارای نمره ۸۵ به بالا خواهد بود.

ماده ۸- نتیجه ارزیابی سردفتران اسناد رسمی تا بیستم اسفند ماه هر سال توسط سازمان به کانون سردفتران و دفتر باران مرکز اعلام می‌گردد.

ماده ۹- سردفتر مکلف است رتبه مکتسبه را در دید مراجعین الصاق نماید.

ماده ۱۰- در صورت اقتضاء شاخص‌ها و امتیازات مقرر در این شیوه‌نامه توسط سازمان مورد تجدید نظر قرار خواهد گرفت.

ماده ۱۱- این شیوه‌نامه در ۱۱ ماده و ۴ تبصره به تصویب رسید.