شیوه نامه صدور سند بیع قطعی منقول - سایر اموال در سامانه ثبت الکترونیک اسناد
فرم صدور سند را باز کنید
به منظور صدور یک سند قطعی منقول- سایر اموال منقول، پس از ورود به سامانه ابتدا بر روي گزینـه خـدمات ثبتـی مطابق تصویر زیر کلیک نمایید. سپس در منوي سمت راست صفحه، فرم صدور اسناد را با دو بـار کلیـک کـردن بـاز نمایید.
نوع سند را تعیین نمایید
س از باز شدن فرم صدور اسناد، ابتدا نوع سند را تعیین سطح اول گروهبندي اسناد را ”اسناد بیع”، سطح دوم را منقول” انتخاب نمایید. بدین منظور ابتدا بر روي دکمه 
نمایید. براي ثبت یک سند قطعی منقول- سایر اموال منقول ” اسناد بیع” و نوع سند را ”سند قطعی منقول-سایراموال روبروي سطح اول گروهبندي اسناد کلیک نمایید.
انواع کلان اسناد به صورت زیر نمایش داده میشود. اسناد بیع را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را در پایین فرم کلیک نمایید و یا اینکه دو بار بر روي اسناد بیع کلیک نمایید
در ادامه ابتدا بر روي دکمه 
روبروي سطح دوم گروهبندي اسناد کلیک نمایید تا انواع اسناد بیع به شکل زیر نمایش داده شود. به علت اینکه اسناد بیع فاقد دسته بندي سطح دوم است در این فرم فقط اسناد بیع نمایش داده میشود. مطابق بخش فوق اسناد بیع را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را بزنید و یا اینکه دو بار بر روي اسناد بیع کلیک نمایید.
براي تعیین نوع سند، در ادامه ابتدا بر روي دکمه روبروي نوع سند کلیک نمایید تا انواع اسناد بیع به شکل زیر نمایش داده شود. ”سند قطعی منقول - سایر اموال منقول” را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را بزنید و یا اینکه دو بار بر روي سند کلیک نمایید.
کلیشه مورد نظر را انتخاب نمایید
مطابق شکل زیر میتوانید کلیشه مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
براي انتخاب کلیشه بر روي دکمه روبروي کلیشه متنی مورد استفاده کلیک نمایید تا انواع کلیشههاي مرتبط با سند بیع قطعی منقول - سایر اموال منقول مطابق شکل زیر نمایش داده شود. کلیشه مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را بزنید و یا اینکه دو بار بر روي کلیشه مورد نظر کلیک نمایید. این کلیشه در بخش شرایط و متن حقوقی سند قرار میگیرد.
توجه: براي ایجاد یک کلیشه جدید راهنماي نکات مشترك در کارکرد با فرمها را مطالعه نمایید.
پس از انتخاب کلیشه مورد نظر، در صورتی که تمایل به ویرایش آن داشته باشید با فشردن دکمه ” ویرایش اطلاعات کلیشه انتخاب شده ” صفحه زیر ظاهر شده و میتوان اطلاعات را ویرایش شود.
توجه: هنگام ویرایش متن حقوقی (تنظیم کلیشه جدید) در صورت نیاز به کپی به دلیل عدم امکان Copy و Paste
در محیط Silverlight از کلیدهاي (Ctrl + C) و (Ctrl + V) استفاده نمایید. بدین منظور ابتدا متن مورد نظر را انتخاب نموده و سپس با فشردن همزمان دکمه (Ctrl) و دکمه((C ابتدا متن را کپی و جهت افزودن آن به متن کلیشه دکمه (Ctrl) و دکمه (V) را همزمان بفشارید.
(Ctrl + C)= Copy
(Ctrl + V)= Paste
در صورت تمایل میتوانید بخشی از اسناد تنظیم شده پیشین را در سند کپی نمایید
مطابق شکل زیر میتوانید از اطلاعات اسناد تنظیم شده پیشین در این سامانه، در سندي که قصد تنظیم آن را دارید استفاده نمایید. بدین منظور مطابق شکل زیر ابتدا سند مورد نظر را در بخش انتخاب کنید. سپس مشخص کنید که چه بخشهایی از سند پیشین میبایست در سند جدید کپی شود.
براي انتخاب سند مورد نظر، بر روي دکمه روبروي کپی متن از سند، کلیک نمایید تا فهرست اسناد مطابق شکل زیر نمایش داده شود. سند مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را بزنید و یا اینکه دو بار بر روي کلیشه مورد نظر کلیک نمایید.
توجه: براي جستجوي اسناد راهنماي نکات مشترک در کارکرد با فرمها را مطالعه نمایید.
پرونده سند جدید را تشکیل دهید.
به منظور تشکیل پرونده مربوط به سند جدید، دکمه تایید را بزنید.
پرونده تشکیل شده را ثبت نمایید.
پس از زدن دکمه تایید و تشکیل پرونده جدید براي سند، پیشنهاد میشود آن را ثبت نمایید. به منظور ثبـت اطلاعـات درج شده در سند، فارغ از این که در چه مرحلهاي هستید، دکمه ثبت را در بالاي فرم کلیک نمایید.
پس از زدن دکمه ثبت براي اولین بار، در بخش مشخصات پرونده، شمارهاي به پرونده تخصـیص داده مـیشـود و در فیلد وضعیت نیز جمله پرونده ایجاد شده است درج میگردد. این بدین معنی است کـه در صـورت بسـتن فـرم و یـا خارج شدن از سامانه، در دفعات بعد میتوانید با بازیابی این پرونده، نسبت به تکمیل آن اقدام نمایید.
در منوي بالاي صفحه به ترتیب مشخصات متعاملین، مشخصات مورد معامله، سایر اطلاعات، بهاي سند، شرایط و متون حقوقی، هزینهها و تایید سند آمده است.
پس از تشکیل یک پرونده دکمه ” ابطال پرونده ” در این صفحه ظاهر میشود. چنانچه از پس از تشکیل یک پرونده جدید، از ادامه فعالیت منصرف شدید میتوانید با استفاده از این دکمه پرونده را مختومه نمایید.
اطلاعات متعاملین را وارد نمایید.
به منظور ورود اطلاعات متعاملین، بر روي Tab متعاملین کلیک نمایید.
به منظور ورود اطلاعات اشخاص، ابتدا روي ”افزودن یک شخص جدید به پرونده” کلیک نماییـد. دو گزینـه مطـابق شکل زیر ظاهر میگردد. افزودن یک شخص حقیقی و افزودن یک شخص حقوقی.
پس از انتخاب حقیقی یا حقوقی بودن شخص، صفحه ي مرتبط با آن باز می شود که لازم اسـت اطلاعـات مـورد نیـاز مطابق توضیحات زیر تکمیل گردد:
شخص حقیقی:در فرم ورود اطلاعات شخص حقیقی، ابتدا اصیل بودن و سمت شخص را مشخص نمایید. در صورتی که شخص اصیل نباشد تعیین سمت لازم نبوده و این بخش در صفحه ظاهر نخواهد شد. سپس تعیین کنید که آیا این شخص وکیل، ولی، نماینده و ... شخص دیگري هست یا خیر. در ادامه مشخصات هویتی شخص را وارد نمایید. توجه داشته باشید که این اطلاعات به صورت خودکار توسط سرویس احراز هویت ثبت احوال کنترل میگردد. در ادامه نشانی و مشخصات تماس شخص را وارد کنید. در صورت نیازاطلاعات تلفن ثابت، تلفن همراه، شماره فکس و پست الکترونیک را نیز تکمیل نمایید. چنانچه نیاز است اطلاعات دیگري در مورد این شخص وارد شود در بخش موارد لازم به ذکر در مورد شخص وارد نمایید. پس از تکمیل اطلاعات با زدن دکمه تایید در قسمت بالاي فرم، این شخص به فهرست اشخاص افزوده میشود.
توجه داشته باشید که چنانچه یکی از فیلدهاي اطلاعاتی با کادر قرمز نمایش داده شد بدین معناست که محتواي آن فیلد اطلاعاتی نادرست است. به عنوان نمونه، شماره ملی و کدپستی وارد شده در فرم زیر نامعتبر بوده و این فیلدها به رنگ قرمز درآمدهاند
لازم به ذکر است چناچه شماره ملی فرد با سایر اطلاعات شخصی او مغایر باشد پیام زیر را دریافت مینمایید.
با زدن دکمه بررسی بخشنامهها، بخشنامههاي ممنوعالمعامله، محجوریت و ورشکستگی در خصوص این شخص کنترل میگردد و نتایج آن طبق تصویر زیر جهت بررسی ارایه میگردد.
شخص حقوقی: در فرم ورود اطلاعات شخص حقوقی، ابتدا اصیل بودن و سمت شخص را مشخص نمایید. در ادامه مشخصات شخص حقوقی را وارد نمایید. توجه داشته باشید که این اطلاعات به صورت خودکار توسط سرویس ثبت شرکتها کنترل میگردد. در ادامه نشانی و مشخصات تماس شخص حقوقی را وارد کنید. در صورت نیازاطلاعات تلفن ثابت، تلفن همراه، شماره فکس و پست الکترونیک را نیز تکمیل نمایید. چنانچه نیاز است اطلاعات دیگري در مورد این شخص حقوقی وارد شود در بخش موارد لازم به ذکر در مورد شخص، وارد نمایید.پس از تکمیل اطلاعات با زدن دکمه تایید در قسمت بالاي فرم،این شخص به فهرست اشخاص افزوده میشود.با زدن دکمه بررسی بخشنامهها، بخشنامههاي ممنوعالمعامله، و ورشکستگی در خصوص این شخص کنترل میگردد.
چنانچه در فیلد ” آیا این شخص وکیل، ولی، نماینده، ... شخص دیگري هم هست” گزینه بلی را انتخـاب نماییـد. در پایین فرم به شکل زیر امکان ورود اطلاعات موکلین شخص، امکان پذیر میشود
ابتدا با زدن دکمه + یک ردیف در جدول سمت راست ایجاد شده و در قسـمت سـمت چـپ امکـان ورود اطلاعـات مربوط ایجاد میشود.
ابتدا دکمه روبروي فیلد نوع را بزنید. جدول زیر ظاهر میشود. نوع مربوط را انتخاب نماییـد و دکمـه انتخـاب را بزنید.
سپس شخص اصیل را مشخص نمایید. توجه داشته باشید که قبلا میبایست اطلاعـات شـخص اصـیل را وارد نمـوده باشید. با زدن دکمه روبروي شخص اصیل، فهرست تمامی اشخاص اصیل نمایش داده میشود. شـخص مربـوط را انتخاب نمایید و دکمه انتخاب را بزنید.
در ادامه لازم است شماره مدرک (مثلا شماره وکالتنامه) تاریخ مدرک و مرجـع صـدور ایـن مـدرک وارد شـود. در مواردي که سمت شخص وکیل باشد، دکمه ”تصدیق اصالت مدرک” فعال میشود میتوان با فشردن این دکمه، صحت اطلاعات وارد شده در خصوص مدارک وکالت شخص را کنترل نمود.
پس از تکمیل اطلاعات با زدن دکمه تایید، در صورتی که کاربر اطلاعات هر یک از متعاملین را در سامانه بخشنامه-هاي ثبتی بررسی ننموده باشد، صفحه ” نتایج بخشنامهها براي ... ” جهت بررسی ارایه میگردد. پس از ثبت اطلاعات در قسمت بالاي فرم، این اطلاعات به جدول متعاملین افزوده میشود.
در صورت نیاز به ویرایش اطلاعات یک شخص، آن شخص را از جدول انتخاب نموده و دکمه ویرایش اطلاعات این شخص را بزنید. همچنین براي حذف یک شخص از جدول متعاملین کافیست آن شخص را از جدول انتخاب نموده و دکمه حذف این شخص از پرونده را بزنید.
اطلاعات مورد معامله را وارد نمایید.
پس از ورود اطلاعات متعاملین، با کلیک بر روي Tab مورد معامله، امکان ورود اطلاعات این بخش وجود دارد. در فهرست مورد معامله، میبایست مورد معامله واردگردد.
به منظور ورود اطلاعات مورد معامله دکمه + را در قسمت بالاي جدول سمت چپ بزنید. یک ردیف در جدول ایجاد شده و امکان ورد نوع مورد معامله در فیلد ” عنوان مورد معامله ” امکانپذیر شده و در صـورت نیـاز مـیتـوان سـایر اطلاعات مورد نیاز در این بخش را در فیلد ” سایر موارد لازم به ذکر ” وارد نمود.
چنانچه سند از نوع انتقال اجرایی است آن را مشخص نمایید.
با کلیک بر روي Tab سایر اطلاعات، میتوانید در این بخش مشخص نمایید که سند از نوع انتقال اجرایی است یا خیر؟
بهاي سند و ماخذ حقالثبت را تعیین نمایید.
در Tab بهاي سند باید اطلاعات مربوط به بهاي سند، ماخذ حقالثبت و در صورت نیاز مراحل پرداخت توسط متعامل را وارد نمود
شرایط و متن حقوقی سند را تحریر نمایید.
با انتخاب Tab مربوط به شرایط و متون حقوقی سند، میتوان متن حقوقی چاپ شونده در سند را در این بخـش وارد نمود. این بخش یک متن به صورت پیش فرض با توجه به کلیشه متنی که در هنگام انتخاب نوع سـند برگزیـده شـده است قرار گرفته است. همچنین امکان کپی و الصاق از محل دیگر به این بخش وجـود دارد. ایـن بخـش کـاملا قابـل ویرایش بوده و هر گونه اطلاعاتی که سردفتر نیاز به درج آن در سند دارد در این بخش قابل ورود اطلاعات است.
درصورتی که در ابتدا صدور سند کلیشهاي انتخاب ننموده باشید در این مرحله برروي دکمه کلیک نموده سپس کلیشه مورد نظر را جستجو و انتخاب نمایید
توجه: هنگام ویرایش متن حقوقی (تنظیم کلیشه جدید) در صورت نیاز به کپی نموده به دلیل عدم امکان Copy و Paste در محیط Silverlight از کلیدهاي (Ctrl + C) و (Ctrl + V) استفاده نمایید. بدین منظور ابتدا متن مورد نظر را انتخاب نموده و سپس با فشردن همزمان دکمه (Ctrl) و دکمه((C ابتدا متن را کپی و جهت افزودن آن به متن کلیشه دکمه (Ctrl) و دکمه (V) را همزمان بفشارید.
(Ctrl + C= Copy
(Ctrl + V= Paste
محاسبه هزینههاي مربوط به صدور سند را انجام دهید.
در این صفحه بر اساس اطلاعات وارد شده در مورد سند،هزینههاي صدور سند تعیین مـیگـردد. بـه منظـور محاسـبه هزینهها کافیست دکمه محاسبه هزینه را فشار دهید. توجه داشته باشید که قبل از محاسبه هزینههاي مربوط به سند لازم است اطلاعات درج شده را با استفاده از دکمه ثبت در بالاي فرم، ثبت نمایید. در غیر ایـن صـورت بـا فشـردن دکمـه محاسبه هزینه پیغام زیر را مشاهده خواهید کرد.
به منظور محاسبه هزینههاي مربوط به یک سند، کافیست دکمه ”محاسبه هزینه” را (مطابق شکل زیـر) کلیـک نماییـد. سیستم به صورت خودکار و بر اساس اطلاعات وارد شده سند، با استفاده از بانک اطلاعـات بخشـنامههـا هزینـههـاي مربوط را محاسبه نموده و در قسمت پایین صفحه نمایش میدهد
پرداخت هزینهها
پس از کلیک برروي دکمه ” محاسبه هزینهها ” محاسبات انجام شده و در فیلدهاي مربوطه درج شده و نمایش داده میشود. در صورت نیاز به ویرایش محاسبات انجام شده، با استفاده از فیلد نوع هزینه، هزینه مورد نظر را انتخاب و در فیلد روبروي نوع هزینه مبلغ مورد نظر را ویرایش نمایید لازم به توجه است در این صورت توضیحات مربوطه به این ویرایش را میبایست در قسمت” توضیحات” ذکر نمایید.
بعد از انجام محاسبه هزینههاي سند، براي پرداخت هزینهها میبایست وارد Tab پرداخت هزینهها شوید.
پس از پرداخت هزینه توسط سیستم Pos) )، اطلاعات فیلدهاي شماره مرجع کارت خوان و تاریخ پرداخت را وارد نموده و سپس گزینه بلی، ”مربوطه به دریافت کلیه هزینههاي قانونی ثبت سند را تایید مینمایم” را تعیین مینمایید. با انتخاب این گزینه دکمه مربوط به ” تایید دریافت هزینههاي قانونی صدور سند ” فعال میگردد.
پس از کلیک بر روي دکمه ” تایید دریافت هزینههاي قانونی صدور سند ”، عملیات پرداخت هزینههاي صدور سند به پایان رسیده است و دیگر امکان تغییر اقلام اطلاعاتی سند در هیچ یک از Tabهاي سامانه وجود ندارد.
در تمامی مراحل میتوانید پیش نمایش چاپ سند را مشاهده کنید.
به منظور دیدن پیش نمایش چاپ سند، کافیست دکمه پیش نمایش چاپ سند را در بالاي فرم کلیـک نماییـد. در ایـن صورت پیشنویس سند به صورت یک فایل Pdf در اختیارتان قرار خواهد گرفت
شناسه یکتاي سند را دریافت نمایید
پس از اینکه تمامی اطلاعات سند را وارد نمودید و با استفاده از پیشنویس سند صحت اطلاعات را کنترل کردید براي دریافت چاپ نهایی سند میبایست ابتدابراي سند مورد نظر شناسه یکتا دریافت نمایید.
بدین منظور ابتداشماره جلد، صفحات و شماره ثبت در دفتر را وارد نمایید. در ادامه ابتدا اطلاعات سند را ثبت نمـوده و سپس دکمه” اخذ شناسه یکتا” براي سند را کلیک نمایید. در این مرحله با توجه به ثبت متمرکز اسناد رسمی در این سیستم، به تمامی اسناد ثبت شده توسط این سیستم، یک شناسه سند تعلق میگیرد. این شناسه بهگونهاي اسـت کـه در کل کشور یکتا بوده و هرگز تکراري نخواهد شد.لازم به ذکر است پس از دریافت شناسه یکتـا بـه هـیچ وجـه امکـان ویرایش اطلاعات سند مقدور نمی باشد.
با کلیک نمودن بر روي دکمه ” اخذ شناسه یکتا” پیام زیر دریافت میگردد
با کلیک بر روي گزینه ” بلی ” میبایست گواهی امضاي الکترونیک مربوط به سازمان ثبت اسناد و املاک را انتخاب نمایید توجه داشته باشید در صورتی که چند گواهی بروي توکن قرار دارد، گواهی مورد نظر را با دقت انتخاب نمایید.
با انتخاب گواهی و کلیک بر روي دکمه ” OK ”وارد صفحه ” تایید سند” شده و فیلدهاي شناسه یکتا سند، شماره ثبت دفتر، تاریخ سند، رمز تصدیق اصالت، نام و نام خانوادگی سردفتر و تاریخ و زمان اخذ شماره، تولید شده توسط سیستم به طور خودکار در فیلدهاي مربوطه درج میگردد.
چاپ نهایی سند را انجام دهید
پس از اخذ شناسه یکتا سند میتوان از سند را چاپ نمود بدین منظور بر وري دکمـه ” چـاپ نهـایی سـند ” کلیـک نمایید.
پس از کلیک بر روي دکمه ” چاپ نهایی سند ” سند به شکل زیر در قالب فایل PDF تولید و قابل چاپ میباشد.
سند را تایید نهایی و یا بی اثر کنید
بعد از اخذ شناسه یکتا سند، دو دکمه ” تایید و امضاي الکترونیک سردفتر ” و ” بی اثرکردن سند امضا نشده” فعال شده و این امکان وجود خواهد داشت تا سند صادر شده تایید و یا بی اثر گردد
در صورتی که به هر دلیل لازم به بی اثرکردن سند باشد میبایست از گزینه ”بی اثرکردن سند امضا نشده” استفاده نمایید.
پس از فشردن دکمه ” بی اثرکردن سند امضا نشده ” پیام زیر دریافت خواهد شد.
در این مرحله میبایست مجدد گواهی مورد نظر را انتخاب نمایید. با انتخاب گواهی و کلیک بر روي دکمه ”OK”در فیلد وضعیت عبارت ” بعد از اخذ شناسه یکتا، پرونده بسته شده است” درج میگردد. این سند از این لحظه به بعددر سامانه تنها قابل جستجو بوده و هیچ ارزش قانونی نخواهد داشت.
براي تایید سند با کلیک بر روي دکمه ” تایید و امضاي الکترونیک سردفتر” پیام زیر ظاهر میگردد.
با کلیک برروي گزینه بلی، میبایست گواهی الکترونیک را انتخاب و بر روي دکمه ”OK” کلیک نمایید. پس از انتخاب گواهی الکترونیک و کلیک بر روي دکمه ”OK” سند نهایی شده و تمامی اطلاعات سند در همه Tabها غیر قابل تغییر میباشد.
