شیوه نامه صدور سند وکالت فروش اموال غیرمنقول در سامانه ثبت الکترونیک اسناد
فرم صدور سند را باز کنید
به منظور صدور یک سند وکالت فروش اموال غیر منقول، پس از ورود به سامانه ابتدا بر روي گزینـه خـدمات ثبتی مطابق تصویر زیر کلیک نمایید. سپس در منوي سمت راست صفحه، فرم صدور اسناد را با دو بـار کلیـک کردن باز نمایید.
نوع سند را تعیین نمایید
پس از بازشدن فرم صدور اسناد، ابتدا نوع سند را تعیین نمایید. براي ثبت یک سند وکالت فروش اموال غیر منقول سطح اول گروهبندي اسناد را ”اسناد وکالت”، سطح دوم را ” اسناد وکالت فروش اموال” و نوع سند را ” سند وکالت فروش اموال غیرمنقول” انتخاب نمایید.بدین منظور ابتدا بر روي دکمه 
روبروي سطح اول گروهبندي اسناد کلیک نمایید.
انواع کلان اسناد به صورت زیر نمایش داده میشود. اسناد وکالت را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را در پایین فرم کلیک نمایید و یا اینکه دو بار بر روي اسناد وکالت کلیک نمایید.
در ادامه ابتدا بر روي دکمه روبروي سطح دوم گروهبندي اسناد کلیک نمایید تا انواع اسناد وکالت به شکل زیر نمایش داده شود. به علت اینکه اسناد وکالت فاقد دسته بندي سطح دوم است در این فرم فقط اسناد وکالت فروش اموال نمایش داده میشود. مطابق بخش فوق اسناد وکالت فروش اموال را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را بزنید و یا اینکه دو بار بر روي اسناد وکالت فروش اموال کلیک نمایید.
براي تعیین نوع سند، در ادامه ابتدا بر روي دکمه روبروي نوع سند کلیک نمایید تا انواع اسناد وکالت به شکل زیر نمایش داده شود. وکالت فروش اموال غیرمنقول را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را بزنید و یا اینکه دو بار بر روي اسناد وکالت کلیک نمایید.
شماره استعلام مربوط را وارد نمایید
در این بخش شماره یا شمارههاي استعلام مربوط به ملک که با استفاده از سیستم جامع مدیریت املاک ارسال شده است را وارد نمایید. چنانچه بیش از یک استعلام وجود دارد براي ورود اطلاعات، برروي دکمه کلیک نموده و استعلام مربوطه را انتخاب نمایید. با انتخاب استعلام، تمامی اطلاعات مربوط به استعلام نظیر اطلاعات اشخاص و اطلاعات ملک به صورت اتوماتیک در بخشهاي مربوط قرار میگیرد.
پس از کلیک برروي دکمه صفحه زیر نمایش داده میشود در این مرحله میبایست استعلام مورد نظر را جستجو و انتخاب نمایید.
کلیشه مورد نظر را انتخاب نمایید
مطابق شکل زیر میتوانید کلیشه مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
براي انتخاب کلیشه بر روي دکمه روبروي کلیشه متنی مورد استفاده کلیک نمایید تا انواع کلیشههاي مرتبط با سند وکالت فروش اموال غیرمنقول مطابق شکل زیر نمایش داده شود. کلیشه مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را بزنید و یا اینکه دو بار بر روي کلیشه مورد نظر کلیک نمایید. این کلیشه در بخش شرایط و متن حقوقی سند قرار میگیرد.
توجه: براي ایجاد یک کلیشه جدید راهنماي نکات مشترک در کارکرد با فرمها را مطالعه نمایید.
پس از انتخاب کلیشه مورد نظر، در صورتی که تمایل به ویرایش آن داشته باشید با فشردن دکمه ” ویرایش اطلاعات کلیشه انتخاب شده ” صفحه زیر ظاهر شده و میتوان اطلاعات را ویرایش شود.
توجه: هنگام ویرایش متن حقوقی (تنظیم کلیشه جدید) در صورت نیاز به کپی نموده به دلیل عدم امکان Copyو Paste در محیط Silverlight از کلیدهاي (Ctrl + C) و (Ctrl + V) استفاده نمایید. بدین منظور ابتدا متن مورد نظر را انتخاب نموده و سپس با فشردن همزمان دکمه (Ctrl) و دکمه((C ابتدا متن را کپی و جهت افزودن آن به متن کلیشه دکمه (Ctrl) و دکمه (V) را همزمان بفشارید.
(Ctrl + C= Copy
(Ctrl + V= Paste
در صورت تمایل میتوانید بخشی از اسناد تنظیم شده پیشین را در سند کپی نمایید
مطابق شکل زیر میتوانید از اطلاعات اسناد تنظیم شده پیشین در این سامانه، در سندي که قصد تنظیم آن را دارید استفاده نمایید. بدین منظور مطابق شکل زیر ابتدا سند مورد نظر را در بخش انتخاب کنید. سپس مشخص کنید که چه بخشهایی از سند پیشین میبایست در سند جدید کپی شود.
براي انتخاب سند مورد نظر، بر روي دکمه روبروي کپی متن از سند، کلیک نمایید تا فهرست اسناد مطابق شکل زیر نمایش داده شود. سند مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه انتخاب را بزنید و یا اینکه دو بار بر روي کلیشه مورد نظر کلیک نمایید.
پرونده سند جدید را تشکیل دهید.
به منظور تشکیل پرونده مربوط به سند جدید، دکمه تایید را بزنید.
پرونده تشکیل شده را ثبت نمایید.
پس از زدن دکمه تایید و تشکیل پرونده جدید براي سند، پیشنهاد میشود آن را ثبت نماییـد. بـه منظـور ثبـت اطلاعات درج شده در سند، فارغ از این که در چه مرحلهاي هستید، دکمه ثبت را در بالاي فرم کلیک نمایید. پس از زدن دکمه ثبت براي اولین بار، در بخش مشخصات پرونده، شمارهاي به پرونده تخصیص داده میشود و در فیلد وضعیت نیز جمله پرونده ایجاد شده است درج میگردد. این بدین معنی است که در صورت بستن فرم و یا خارج شدن از سامانه، در دفعات بعد میتوانید با بازیابی این پرونده، نسـبت بـه تکمیـل آن اقـدام نماییـد. چنانچه توضیحی در خصوص این پرونده وجود دارد میتوانید در بخش مـوارد لازم بـه ذکـر در پرونـده وارد
در منوي بالاي صفحه به ترتیب مشخصات طرفین، مشخصات مورد وکالت، سایر اطلاعات، شرایط و متون حقوقی، هزینهها و تایید سند آمده است.
پس از تشکیل یک پرونده دکمه ” ابطال پرونده ” در این صفحه ظاهر میشود. چنانچه پس از تشکیل یک پرونده جدید، از ادامه فعالیت منصرف شدید میتوانید با استفاده از این دکمه پرونده را مختومه نمایید.
اطلاعات طرفین را وارد نمایید.
به منظور ورود اطلاعات طرفین وکالت، بر روي Tab طرفین کلیک نمایید.
به منظور ورود اطلاعات اشخاص، ابتدا روي ”افزودن یک شخص جدید به پرونده” کلیـک نماییـد. دو گزینـه مطابق شکل زیر ظاهر میگردد. افزودن یک شخص حقیقی و افزودن یک شخص حقوقی.
پس از انتخاب حقیقی یا حقوقی بودن شخص، صفحه ي مرتبط با آن باز می شود که لازم است اطلاعات مـورد نیاز مطابق توضیحات زیر تکمیل گردد:
شخص حقیقی: در فرم ورود اطلاعات شخص حقیقی، ابتدا اصیل بودن و سمت شخص را مشخص نمایید. در صورتی که شخص اصیل نباشد تعیین سمت لازم نبوده و این بخش در صفحه ظاهر نخواهد شد. سپس تعیین کنید که آیا این شخص وکیل، ولی، نماینده و ... شخص دیگري هست یا خیر. در ادامه مشخصات هویتی شخص را وارد نمایید. توجه داشته باشید که این اطلاعات به صورت خودکار توسط سرویس احراز هویت ثبت احوال کنترل میگردد. در ادامه نشانی و مشخصات تماس شخص را وارد کنید. در صورت نیاز اطلاعات تلفن ثابت، تلفن همراه، شماره فکس و پست الکترونیک را نیز تکمیل نمایید. چنانچه نیاز است اطلاعات دیگري در مورد این شخص وارد شود در بخش موارد لازم به ذکر در مورد شخص وارد نمایید. پس از تکمیل اطلاعات با زدن دکمه تایید در قسمت بالاي فرم، این شخص به فهرست اشخاص افزوده میشود.
توجه داشته باشید که چنانچه یکی از فیلدهاي اطلاعاتی با کادر قرمز نمایش داده شد بدین معناست که محتواي آن فیلد اطلاعاتی نادرست است. به عنوان نمونه، شماره ملی و کدپستی وارد شده در فرم زیر نامعتبر بوده و این فیلدها به رنگ قرمز درآمدهاند. با زدن دکمه بررسی بخشنامهها، بخشنامههاي ممنوعالمعامله، محجوریت و ورشکستگی در خصوص این شخص کنترل میگردد
شخص حقوقی: در فرم ورود اطلاعات شخص حقوقی، ابتدا اصیل بودن و سمت شخص را مشخص نمایید. در ادامه مشخصات شخص حقوقی را وارد نمایید. توجه داشته باشید که این اطلاعات به صورت خودکار توسط سرویس ثبت شرکتها کنترل میگردد. در ادامه نشانی و مشخصات تماس شخص حقوقی را وارد کنید. در صورت نیاز اطلاعات تلفن ثابت، تلفن همراه، شماره فکس و پست الکترونیک را نیز تکمیل نمایید. چنانچه نیاز است اطلاعات دیگري در مورد این شخص حقوقی وارد شود در بخش موارد لازم به ذکر در مورد شخص، وارد نمایید. پس از تکمیل اطلاعات با زدن دکمه تایید در قسمت بالاي فرم، این شخص به فهرست اشخاص افزوده میشود. با زدن دکمه بررسی بخشنامهها، بخشنامههاي ممنوعالمعامله، و ورشکستگی در خصوص این شخص کنترل میگردد.
چنانچه در فیلد ” آیا این شخص وکیل، ولی، نماینده، ... شخص دیگري هـم هسـت” گزینـه بلـی را انتخـاب نمایید. در پایین فرم به شکل زیر امکان ورود اطلاعات موکلین شخص، امکان پذیر میشود
ابتدا با زدن دکمه + یک ردیف در جدول سمت راسـت ایجـاد شـده و در قسـمت سـمت چـپ امکـان ورود اطلاعات مربوط ایجاد میشود.
ابتدا دکمه روبروي فیلد نوع را بزنید. جدول زیر ظاهر میشـود. نـوع مربـوط را انتخـاب نماییـد و دکمـه انتخاب را بزنید.
سپس شخص اصیل را مشخص نمایید. توجه داشته باشید که قبلا میبایست اطلاعات شخص اصیل را وارد نموده باشید. با زدن دکمه روبروي شخص اصیل، فهرست تمامی اشخاص اصیل نمایش داده میشود. شخص مربوط را انتخاب نمایید و دکمه انتخاب را بزنید.
در ادامه لازم است شماره مدرک (مثلا شماره وکالتنامه) تاریخ مدرک و مرجع صدور این مـدرک وارد شـود. در مواردي که سمت شخص وکیل باشد، دکمه ”تصدیق اصالت مدرک” فعال میشود میتوان بـا فشـردن ایـن دکمه، صحت اطلاعات وارد شده در خصوص مدارک وکالت شخص را کنترل نمود
پس از تکمیل اطلاعات با زدن دکمه تایید در قسمت بالاي فرم، این اطلاعات به جدول طرفین افزوده میشود.
در صورت نیاز به ویرایش اطلاعات یک شخص، آن شخص را از جدول انتخاب نموده و دکمه ویرایش اطلاعات این شخص را بزنید. همچنین براي حذف یک شخص از جدول طرفین کافیست آن شخص را از جدول انتخاب نموده و دکمه حذف این شخص از پرونده را بزنید.
اطلاعات مورد وکالت را وارد نمایید.
پس از ورود اطلاعات طرفین، با کلیک بر روي Tab مورد وکالت، امکان ورود اطلاعات این بخش وجود دارد. فهرست مورد وکالت، مشخصات قابل استعلام، سایر مشخصات ثبتی، مستندات مالکیت و منضمات بخشهایی هستند که میبایست تکمیل شوند.
به منظور ورود اطلاعات مورد وکالت دکمه + را در قسمت بالاي جدول سـمت چـپ بزنیـد. یـک ردیـف در جدول ایجاد شده و به صورت اتوماتیک به بخش مشخصات قابل استعلام هدایت میشوید
در بخش مشخصات قابل استعلام، فیلدهاي اطلاعاتی را تکمیل نمایید.
در ادامه با کلیک بر روي بخش مستندات مالکیت، این بخش را در صورت نیاز تکمیل نمایید. مستندات مالکیت مربوط به مالک یا مالکین، اعم از سند مالکیت، بنچاق دفترخانه و گزارش وضعیت ثبتی در این بخش وارد میشود.
چنانچه نیاز است اطلاعات دیگري در خصوص اسناد مالکیت ثبت نمایید در فیلد موارد لازم به ذکر وارد نمایید.
توجه: پس از ورود اطلاعات هر صفحه از مورد وکالت، میتوانید موقتا اطلاعات خود را ثبت (ذخیره) نماییـد. بدین منظور کافیست دکمه ثبت بالاي صفحه را انتخاب نمایید.
براي اصلاح اطلاعات مستندات مالکیت، ابتدا مالک مستند مربوط را از جدول انتخاب کرده و سپس بر روي Tab مشخصات مستندات مالکیت کلیک نمایید و یا بر روي مالک مستند مورد نظر دوبار کلیک نمایید. در صورت نیاز به افزودن اطلاعات میتوانید دکمه + را در بالاي جدول مستندات مالکیت کلیک کرده و اطلاعات مربوط را وارد نمایید.
با زدن دکمه سایر مشخصات ثبتی وارد این بخش شوید. در این بخش ابتدا باید مشخص شود که ملک داخل محدوده شهر است یا خارج از آن. سپس نوع ملک (ثلث، حبس، دولتی، طلق، وقف و ...) تعیین میشود. در ادامه شماره قطعه، شماره بلوک، طبقه، نشانی ملک، سمت، حدود، مشاعات و مشترکات، حقوق ارتفاقی، سلسله انتقالات، شماره و تاریخ پایان کار شهرداري، شماره و تاریخ صورتمجلس تفکیکی وارد میشود.
با انتخاب Tab منضمات وارد این بخش شوید. در این بخش اطلاعات پارکینگ، انباري، انشعابات آب، برق، گاز، خط تلفن و امثالهم قابل ورود اطلاعات است. براي این منظور دکمه ”+” را فشرده و در پایین جدول، اطلاعات مربوط را وارد نمایید. به هر تعداد که نیاز باشد میتوان با زدن دکمه + منضمات مورد نظر را اضافه نمود. براي ویرایش منضمات کافیست در جدول رکورد مورد نظر را انتخاب نموده و در پایین صفحه اطلاعات آنرا ویرایش نمود. همچنین براي حذف هر یک از منضمات وارد شده میتوان در جدول رکورد مربوط را انتخاب نموده و دکمه ”-” بالاي فرم را کلیک کرد.
چنانچه سند از نوع انتقال اجرایی است آن را مشخص نمایید.
با کلیک بر روي Tab سایر اطلاعات، میتوانید در این بخش مشخص نمایید که وکالت مدت دار است یا خیر؟ و..
شرایط و متن حقوقی سند را تحریر نمایید.
با انتخاب Tab مربوط به شرایط و متون حقوقی سند، میتوان متن حقـوقی چـاپ شـونده در سـند را در ایـن بخش وارد نمود. این بخش یک متن به صورت پیش فرض با توجه به کلیشه متنی که در هنگـام انتخـاب نـوع سند برگزیده شده است قرار گرفته است. همچنین امکان کپی و الصاق از محل دیگر به این بخش وجـود دارد. این بخش کاملا قابل ویرایش بوده و هر گونه اطلاعاتی که سردفتر نیاز به درج آن در سند دارد در ایـن بخـش قابل ورود است
توجه: هنگام ویرایش متن حقوقی (تنظیم کلیشه جدید) در صورت نیاز به کپی نموده به دلیل عدم امکان Copyو Paste در محیط Silverlight از کلیدهاي (Ctrl + C) و (Ctrl + V) استفاده نمایید. بدین منظور ابتدا متن مورد نظر را انتخاب نموده و سپس با فشردن همزمان دکمه (Ctrl) و دکمه((C ابتدا متن را کپی و جهت افزودن آن به متن کلیشه دکمه (Ctrl) و دکمه (V) را همزمان بفشارید.
(Ctrl + C= Copy
(Ctrl + V= Paste
محاسبه هزینههاي مربوط به صدور سند
در این صفحه بر اساس اطلاعات وارد شده در مورد سند، هزینههاي صدور سند تعیـین مـیگـردد. بـه منظـور محاسبه هزینهها کافیست دکمه محاسبه هزینه را فشار دهید. توجه داشته باشید که قبل از محاسـبه هزینـههـاي مربوط به سند لازم است اطلاعات درج شده را با استفاده از دکمه ثبت در بالاي فرم، ثبت نمایید. در غیـر ایـن صورت با فشردن دکمه محاسبه هزینه پیغام زیر را مشاهده خواهید کرد
به منظور محاسبه هزینههاي مربوط به یک سند، کافیست دکمه ”محاسبه هزینه” را (مطابق شـکل زیـر) کلیـک نمایید. سیستم به صورت خودکار و بر اساس اطلاعات وارد شده سند، با استفاده از بانک اطلاعات بخشنامههـا هزینههاي مربوط را محاسبه نموده و در قسمت پایین صفحه نمایش میدهـد. لازم بـه توجـه اسـت بـا تعیـین مختصر بودن سند محاسبات هزینه نیز طبق بخشنامههاي مصوب در این خصوص محاسبه خواهد شد.
پرداخت هزینهها
پس از کلیک برروي دکمه ” محاسبه هزینهها ” محاسبات انجام شده و در فیلدهاي مربوطه درج شده و نمایش داده میشود. در صورت نیاز به ویرایش محاسبات انجام شده، با استفاده از فیلد نوع هزینه، هزینه مورد نظر را انتخاب و در فیلد روبروي نوع هزینه مبلغ مورد نظر را ویرایش نمایید لازم به توجه است در این صورت توضیحات مربوطه به این ویرایش را میبایست در قسمت” توضیحات” ذکر نمایید.
بعد از انجام محاسبه هزینههاي سند، براي پرداخت هزینهها میبایست وارد Tab پرداخت هزینهها شوید
پس از پرداخت هزینه توسط سیستم Pos) )، اطلاعات فیلدهاي شماره مرجع کارت خوان و تاریخ پرداخت را وارد نموده و سپس گزینه بلی، ”مربوطه به دریافت کلیه هزینههاي قانونی ثبت سند را تایید مینمایم” را تعیین مینمایید. با انتخاب این گزینه دکمه مربوط به ” تایید دریافت هزینههاي قانونی صدور سند ” فعال میگردد.
پس از کلیک بر روي دکمه ” تایید دریافت هزینههاي قانونی صدور سند ”، عملیات پرداخت هزینههاي صدور سند به پایان رسیده است و دیگر امکان تغییر اقلام اطلاعاتی سند در هیچ یک از Tabهاي سامانه وجود ندارد.
در تمامی مراحل میتوانید پیش نمایش چاپ سند را مشاهده کنید.
به منظور دیدن پیش نمایش چاپ سند، کافیست دکمه پیش نمایش چاپ سند را در بالاي فرم کلیک نمایید. در این صورت پیشنویس سند به صورت یک فایل Pdf در اختیارتان قرار خواهد گرفت
شناسه یکتاي سند را دریافت نمایید
پس از اینکه تمامی اطلاعات سند را وارد نمودید و با استفاده از پیشنویس سـند صـحت اطلاعـات را کنتـرل کردید براي دریافت چاپ نهایی سند میبایست ابتدا براي سند مورد نظر شناسه یکتا دریافت نمایید.
بدین منظور ابتدا شماره جلد، صفحات و شماره ثبت در دفتر را وارد نمایید. در ادامه ابتدا اطلاعات سند را ثبت نموده و سپس دکمه” اخذ شناسه یکتا” براي سند را کلیک نمایید. در این مرحله با توجه به ثبت متمرکز اسناد رسمی در این سیستم، به تمامی اسناد ثبت شده توسط این سیستم، یک شناسه سند تعلق میگیرد. ایـن شناسـه به گونه اي است که در کل کشور یکتا بوده و هرگز تکراري نخواهد شـد. لازم بـه ذکـر اسـت پـس از دریافـت شناسه یکتا به هیچ وجه امکان ویرایش اطلاعات سند مقدور نمی باشد.
با کلیک نمودن بر روي دکمه ” اخذ شناسه یکتا” پیام زیر دریافت میگردد.
با کلیک بر روي گزینه ” بلی ” میبایست گواهی امضاي الکترونیک مربوط به سازمان ثبت اسناد و املاک را انتخاب نمایید توجه داشته باشید در صورتی که چند گواهی بروي توکن قرار دارد، گواهی مورد نظر را با دقت انتخاب نمایید.
با انتخاب گواهی و کلیک بر روي دکمه ” OK ” وارد صفحه ” تایید سند” شده و فیلدهاي شناسه یکتا سند، شماره ثبت دفتر، تاریخ سند، رمز تصدیق اصالت، نام و نام خانوادگی سردفتر و تاریخ و زمان اخذ شماره، تولید شده توسط سیستم به طور خودکار در فیلدهاي خود درج میگردد.
چاپ نهایی سند را انجام دهید
پس از اخذ شناسه یکتا میتوان سند را چاپ نمود بدین منظور بـر روي دکمـه ” چـاپ نهـایی سـند ” کلیـک نمایید
پس از کلیک بر روي دکمه ” چاپ نهایی سند ” سند به شکل زیر در قالب فایل PDF تولید و قابل چاپ میباشد.
سند را تایید نهایی و یا بی اثر کنید
بعد از اخذ شناسه یکتا سند، دو دکمه ” تایید و امضاي الکترونیک سردفتر ” و ” بی اثرکردن سند امضا نشده ” فعال شده و این امکان وجود خواهد داشت تا سند صادر شده تایید و یا بی اثر گردد
در صورتی که به هر دلیل لازم به بی اثرکردن سند باشد میبایست از گزینه ” بی اثرکردن سند امضا نشده ” استفاده نمایید.
پس از فشردن دکمه ” بی اثرکردن سند امضا نشده ” پیام زیر دریافت خواهد شد.
در این مرحله میبایست مجدد گواهی مورد نظر را انتخاب نمایید. با انتخاب گواهی و کلیک بر روي دکمه ”OK” در فیلد وضعیت عبارت ” بعد از اخذ شناسه یکتا، پرونده بسته شده است ” درج میگردد. این سند از این لحظه به بعد سامانه تنها قابل جستجو بوده و هیچ ارزش قانونی نخواهد داشت.
براي تایید سند با کلیک بر روي دکمه ” تایید و امضاي الکترونیک سردفتر” پیام زیر ظاهر میگردد.
با کلیک برروي گزینه بلی، میبایست گواهی الکترونیک را انتخاب و بر روي دکمه ”OK” کلیک نمایید. پس از انتخاب گواهی الکترونیک و کلیک بر روي دکمه ”OK” سند نهایی شده و تمامی اطلاعات سند در همه Tabها غیر قابل تغییر میباشد.
