تعهدنامه مربوط به جایگزین رسمی سردفتر در مواردی مانند بازنشستگی، فوت یا انفصال سردفتر قبلی در راستای ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴
آنچه قانونگذار در ماده ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ مقرر نموده، این است که سردفتری که در آستانه بازنشستگی قرار گرفتهاست و نیز وراث سردفتر متوفی میتوانند در ظرف مهلتهای معین نسبت به معرفی جانشین اقدام نمایند. در ایران حق تقدم سردفتر بازنشسته یا وراث وی در معرفی جانشین واجد شرایط را در زمره حقوق معنوی تلقی میشود
ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مقرر نموده است :
"سردفتر شاغل که بازنشسته میشود میتواند شخص واجد صلاحیت طبق مقررات این قانون را برای تصدی دفترخانه خود به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی کند. مدت لازم برای معرفی در مورد بازنشستگی الزامی دو ماه قبل از تاریخ بازنشستگی است و در غیر این مورد باید معرفی مزبور ضمن تقاضانامه بازنشستگی به عمل آید. ورثه سردفتر متوفی که حینالفوت شاغل بوده است تا ششماه از تاریخ فوت سردفتر میتوانند مجتمعاً بترتیب فوق شخص واجد صلاحیت را معرفی کنند. در صورتیکه سردفتر یا وراث او در مهلتهای مذکور شخص واجد صلاحیت معرفی نکنند سازمان ثبت اسناد و املاک کشور میتواند تصدی دفترخانه را با رعایت مقررات این قانون بشخص واجد شرایط دیگری واگذار نماید."
جهت استفاده از امتیازات ماده 69 قانون دفاتر اسنادر سمی باید فرایندی طی شود. فرآیند جابجایی و جانشینی در دفاتر اسناد رسمی، یکی از فرآیندهای اداری دقیق و حساس در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است. یکی از اسناد کلیدی و الزامی در این پروسه، سندی است که به موجب آن، جانشین یک سردفتر مسئولیت تمامی دیون و تعهدات دفترخانه را بر عهده میگیرد. این سند به «تعهدنامه جانشین سردفتر» معروف است و معمولاً در راستای اجرای ماده ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی تنظیم میگردد.در این مطلب، به بررسی دقیق این تعهدنامه، دلایل الزام به تنظیم آن و مراحل آن میپردازیم.
تعهدنامه جانشین سردفتر چیست و چرا الزامی است؟
این سند، یک اقرارنامه و تعهدنامه رسمی است که توسط فردی که قرار است به عنوان جانشین یک سردفتر (در مواردی مانند بازنشستگی، فوت یا انفصال سردفتر قبلی) معرفی شود، در دفتر اسناد رسمی تنظیم میشود. به موجب این سند، جانشین به طور کامل و بدون قید و شرط، مسئولیت پرداخت و تسویه کلیه بدهیهای احتمالی دفترخانه که مربوط به دوران تصدی سردفتر قبلی است را میپذیرد.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای تضمین حقوق دولت و اشخاص ثالث (مانند کارکنان دفترخانه، سازمان تأمین اجتماعی و اداره مالیات)، جانشین را ملزم به ارائه این تعهدنامه میکند تا اطمینان حاصل شود که با تغییر مدیریت دفترخانه، تعهدات مالی آن معلق یا فراموش نخواهد شد.
تعهدات ذکر شده در این سند بسیار گسترده و فراگیر است و شامل هرگونه بدهی کشف شده در آینده نیز میشود. مهمترین این موارد عبارتند از:
حقوق دولتی: شامل هرگونه بدهی ثبتی، مالیات عملکرد و مالیات مشاغل.
حقوق کارکنان: شامل سهم ۱۵ درصد کارکنان از حقالتحریر و سایر مطالبات پرسنل.
بدهی به نهادهای عمومی: مانند بدهی به سازمان تأمین اجتماعی بابت حق بیمه کارکنان.
حقوق کانون: بدهیهای مربوط به کانون سردفتران و دفتریاران.
بدهیهای احتمالی: هرگونه بدهی دیگری که در زمان تصدی سردفتر قبلی ایجاد شده و در آینده مشخص گردد.
جانشین با امضای این سند، حق هرگونه اعتراض نسبت به مبلغ یا نوع این بدهیها را از خود سلب و ساقط مینماید.
مدارک لازم برای تنظیم تعهدنامه در دفترخانه
متعهد همان شخصی است که قصد دارد (جانشین سردفتر) شود
این شخص باید معرفینامه یا نامه رسمی از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا اداره ثبت استان مبنی بر معرفی فرد به عنوان جانشین به دفترخانه مراجعه نماید.
و مشخصات دقیق دفترخانهای که قرار است تصدی آن را بر عهده بگیرد و مشخصات کامل سردفتر قبلی نیز باید در تعهدنامه قید شود
